インターネット掲示板を有効活用する

2025年２月も最終週に入ります。寒い日が続いておりますが、春はすぐそこまできています。今年に入ってから２回目の理事会を迎える管理組合も多いと思います。懸案事項は解決に向け積極的い進めていきましょう。今回はインターネット掲示版について説明いたします。

マンションには多くの周知や告知の文書があります。これらは紙に印刷され、エレベーター内や、エントランスに掲示されたり、各戸に投函されたりします。掲示は細かな部分まで把握することが難しい一方、各戸投函はその都度コストと労力がかかります。これを補完するコミュニケーションツールが、インターネット掲示板です。紙による掲示や投函を廃止することは難しいですが、紙と併用することで、効果的かつ効率的な周知や報告をすることができます。

インターネット掲示板の主な機能

掲示板⇒区分所有者や居住者が適時に詳細を確認でき、紙と印刷コストを削減できる。

意見箱⇒区分所有者や居住者から管理組合や管理会社へ質問しやすくなる。（意見収集機能）

書庫⇒管理規約、議事録、長期修繕計画書などを紙で保管する必要がなくなる。

スケジュール⇒年間行事や大規模修繕工事の流れをいつでも確認することができる。

「必要な時に、必要な情報を確認することができる」点がインターネット掲示板のメリットです。また、WEBサイト上でのやり取りになるので、利用者（区分所有者・居住者）が電話番号やメールアドレスなどの個人情報を開示する必要が無い点で、プライバシーやセキュリティ保護の観点からもメリットがあります。

インターネット掲示板は、マンション管理適正化推進センター（国土交通大臣指定）が運営する「マンションみらいネット」（年間使用料2万円）や、ニュースビット社が運営する「マンボー」（使用料無料）などがあります。

プライバシーやセキュリティに配慮しつつ、効果的かつ効率的な情報伝達手段を確保することで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

管理委託費の内容をきちんと精査する

2025年2月も下旬に入っていきます。管理組合理事会の開催は2ヵ月毎に行っているマンションも多いと思います。今年最初の理事会は如何でしたでしょうか？どこのマンションも必ず懸案事項を抱えております。今年のうちに解決できることは先延ばしをせず、一つづつ前に進めていきましょう。今回は「管理委託契約」について説明いたします。

私たちマンション管理組合は、マンション管理会社と「管理委託契約」を締結しています。多くの場合、管理委託契約書は、国土交通省が公表している標準管理委託契約書に基づいて作成されます。管理委託契約書の写しを入手し、自分たちのマンションがどのような条件で管理委託契約を締結しているのか確認しましょう。

標準管理委託契約書と異なる内容がある場合は、管理組合として不利な内容になっていないか確認が必要です。管理組合にとって不利な内容があれば、管理会社に改定を求めましょう。

管理委託契約は通常、事務管理業務、管理員業務、清掃業務、建物・設備管理業務の4つの内容に分かれております。

これらの具体的な内容を確認し、管理会社がきちんと契約内容を履行しているか確認する必要があります。万一、できていない内容があれば、その分管理委託費を減額頂くよう、管理会社に申し入れましょう！以下、標準管理委託契約のうち、重要な論点を抜粋します。

緊急時の業務（第8条）⇒緊急時は管理組合の指示を待たず管理会社の判断で実施できる。

有害行為の中止要求（第11条）⇒迷惑行為に対しては管理組合に代わり中止を要求できる。

管理規約の情報提供等（第14条）⇒宅建業者の求めに応じ管理規約等の情報を提供できる。

管理業務を適時適切に行う目的で管理会社には、一定の権限が認められています。管理会社が認められている権限を正しく行使しているか管理組合として確認する必要があります。

管理委託契約の内容を正しく把握し、管理会社に適切に権限を行使してもらうことで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

管理組合の書類を紙からPDFに変更しよう

2025年2月も中旬に入っていきます。皆さん如何お過ごしでしょうか？今年に入ってからは全国的に比較的天候は穏やかですね。今年の夏も異常気象の影響をが顕著に現れることが想定されます。今のに治水対策は万全に整えておきましょう。今回は管理組合で使用する資料を保管方法について説明いたします。紙での保管からPDFでの保管に変えて行こうという話です。

マンションには多くの書類が存在します。竣工後数十年経つとかなりの量になります。集会室や管理員室の書棚、管理会社内、理事長宅に山積みになっているのではないでしょうか？マンション内には保管する場所が無いうえ、必要な時に必要な書類を探し出すことが難しくなります。

管理組合で必要になった時、関係者（区分所有者、理事、監事、管理会社）が必要な書類を直ちに利用できる環境を整えることが求められます。

※主な管理書類

・議事録（総会議事録、理事会議事録、委員会議事録）

・周知文（注意喚起、案内など）

・管理規約、使用細則（最新のもの）

・長期修繕計画書、図面など

・契約書類（管理委託契約書、重要事項説明書など）

先ずは、紙で保管されている資料の電子データ（ＰＤＦ）化を管理会社に依頼することから始めましょう。電子データ（ＰＤＦ）をクラウド上に保管し、関係者にアクセス権限を付与することで、必要な人が、必要な時に、必要な資料を閲覧することができます。

書庫機能が付いた電子掲示板を安価（マンションみらいネット）や、無料（マンボー）で使えるサービスもあります。ログインにはパスワードが必要であり、セキュリティ対策も十分にされております。これらを積極的に利用しては如何でしょうか？管理組合の活動が効率的かつ効果的なものになります。

マンションの管理に必要な資料を必要な時に利用できる環境を整えることで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

騒音問題を解決する

2025年も２月に入ります。早いもので今年もあと11ヵ月を切りました。お正月気分は早急に片づけ、管理組合が抱える諸案件に真剣に取り組みましょう。今回はマンションの騒音問題について説明いたします。

騒音は、ペットのマナーやたばこの煙問題と並んで、マンションの３大苦情の１つとされております。集合住宅には「騒音の発生元を特定するのが難しい」という特徴があり、管理組合でも取り扱いが難しいテーマになります。

マンションで発生する音は「空気伝搬音」と「固体伝搬音」に分かれます。

・空気伝搬音⇒ペットの鳴き声、話し声、管弦楽器、室外からの騒音、スピーカーからの音

・固体伝搬音⇒歩行音、ドアを閉める音、換気扇の音、打楽器・スピーカーからの重低音

空気伝搬音は「音」、個体伝搬音は「振動」のイメージです。空気伝搬音は上下両隣など隣室から聞こえる程度ですが、固体伝搬音は建物の構造（床・天井・壁・梁・配管など）を伝って想像以上に遠くまで音が伝わります。配管が糸電話の役割を担い、遠くの住戸から音が伝わることがあります。上下両隣が騒音の原因と思い込むことで、トラブルになることもあります。

先ずは、「マンションの構造による音の伝わり方」を居住者の皆さまに理解頂く必要があります。苦情が管理組合に持ち込まれた場合、いきなり騒音元と思われる住戸に注意するのではなく、区分所有者、居住者全員に対し、音の伝わり方を周知するところから始めましょう。

管理組合が、マンション内での音の伝わり方をクローズアップし、居住者の皆さまに関心を持って頂くことで、「お互い気を付けよう！」という機運ができ、この段階で解決することも考えられます。

これで解決しない場合は、居住者全員に対し注意喚起をしましょう。音の伝わり方に関心がある状況で、注意喚起を受けることで、ようやく気付くというケースもあります。

これでも解決できなければ、やむを得ず、対象住戸の周辺に絞って注意を促す形にしましょう。この段階ではマンション全体で音に対する意識が高まっているので、自覚がある方にはプレッシャーになるはずです。何度か注意を促すうちに、自発的に収まる可能性が高いです。

ここまで手順を踏んでも改善が見られない場合は、「共同の利益に反する行為」（標準管理規約第66条）として厳格に対応する必要があります。

多少時間がかかりますが、効果的かつ効率的に解決させるためには、手順を踏んで進めていくことが必要です。

騒音の苦情に適切に対応し、快適な住環境を整えることで、マンションの資産価値を守っていきましょう！