理事の業務

２０２０年も６月に入り、３月決算のマンションでは、そろそろ新任の役員による第１回目の理事会（役員会）が開催されると思われます。前回は皆様あまり馴染みのない「監事」について取り上げました。今回は監事にチェックされる立場にある「理事」について業務の内容を説明致します。

理事の業務はマンション管理全般に渡りますが、自ら運営を行うことは少なく、その多くは管理会社が行っています。理事はマンション管理が適切に行われるよう、管理会社への指示が主になります。従って理事の業務は「管理会社を通じて管理業務を執行」することと言えます。

理事は理事長ほか担当を設けている場合があります。担当分けはマンションによって異なりますが、主なものとして、会計・防災・風紀・広報・リクリエーション等があります。担当する分野で問題が発生した際、管理会社に相談しながら対処方法を決め、（担当外の分野を含む場合は理事会で他の理事と協議が必要）理事長に報告の上、管理会社に指示を出します。

理事がマンション管理業務（事務管理業務、管理員業務、清掃業務、建物設備業務など）を適切に執行していくためには、管理会社との関係性が重要になります。第１回目の理事会では管理会社の担当者と新任理事が顔合わせがあります。ここが関係性構築のスタートになります。管理会社はマンション管理についての経験や知識が深いので、新任の理事にとっては、とても頼りになる存在です。しかし、管理会社の担当者は他にも複数のマンションを同時に担当しておりますので、放っておくと他のマンションの業務を優先されてしまいます。第１回目の理事会以降、電話やメールで頻繁に連絡を取り合い関係性を深めていきましょう。

マンションの資産価値を維持するためには、理事が管理会社と良い関係性を築いていくことが必要です。