個人情報保護

 

11月も後半に入り、新型コロナウイルスの新規感染者数が連日過去最高を更新する状態になっております。管理組合の皆様におかれましては、マンション内クラスターを生じさせないよう感染拡大防止策を徹底頂くようお願い致します。本日は個人情報保護について説明致します。

2015年に個人情報保護法が改正され、2017年5月30日より、マンションも同法の対象になっております。個人情報とは生存する個人を特定できる情報のことを指します。マンションでは各種名簿や議事録などが該当致します。各種議事録などが該当致します。

管理組合としては、通常の業務を行う上で、個人情報を頻繁に扱うことになります。災害時の緊急連絡、消防設備点検、排水管清掃、駐車場の申込、専有部分の貸与、滞納の督促など多くの業務で個人情報を取り扱います。個人情報なしでは管理組合の業務は成り立ちません。

個人情報保護法第18条では、個人情報を取得した場合、その利用目的を本人に通知又は公表することが規定されております。しかし、個人情報を取得する都度本人に通知することは非常に煩雑で通常業務が成り立ちませんので、あらかじめ利用目的を公表しておく必要があります。

【公表例】当マンション管理組合は、届け出により取得した個人情報は以下の目的で利用し、届出者の承諾なしに第三者に開示することはありません。

・理事会議事録の送付や総会招集の案内、議事録の送付、そのた管理組合の連絡

・災害時の緊急連絡

・その他、管理組合が、法令・規約に基づいて行う業務

但し、次の売場合は除きます。（本人の同意がある場合、警察など官公署からの要請の場合、法律の適用を受ける場合）

このようにルールを定め、あらかじめ公表しておくことによって、ほぼすべての管理組合業務は従前と同様に行うことができます。同法への抵触リスクを都度考慮するなどの煩わしさは無くなります。

また、管理組合としては個人情報保管に気を付ける必要があります。（紙の資料は鍵を付けて保管し、データにはパスワードを付けて保管し、不要になった情報は都度消去するなど）

個人情報は、利用目的の開示及び、保管を徹底すれば、特に恐れることはありません。

マンションの資産価値を維持するためには、個人情報保護法を理解し適切な措置を講じた上で、管理組合活動を行う必要があります。