管理委託費に見合ったサービスを受けには？

2023年8月も最終週に入ります。暑い日が続き疲れが出て来ることかと思います。夏も残りあと少しです。管理組合の活動を活性化させて行きましょう。今回は管理委託契約の更新について説明致します。

管理会社は大きなトラブルが無い限り、竣工時から変わっていないことが多いと思います。毎年定時総会で、「管理委託契約締結」議案を承認することで、管理委託契約が更新しております。総会の時に「重要事項説明書」が配布されます。重要事項説明書には管理組合と管理会社が締結している管理委託契約の内容が記載されております。

重要事項説明書に記載されている内容は、基本的に毎年同じですが、一度内容を精査してみましょう。管理会社に委託している業務は以下の4つに大別されます。

事務管理業務（管理担当者に対する報酬）

管理員業務（管理員に対する報酬）

清掃業務（清掃員に対する報酬）

建物・設備業務（各種点検作業員に対する報酬）

ほとんどが管理会社の社員や管理会社の下請け業者に対する人件費で構成されております。マンション共用部の管理には多くの人が関わっていることが分かります。事務管理業務、管理員業務、清掃業務はその仕事ぶりを具体的に目にすることが多いので、対価に見合ったサービスを受けられているかイメージしやすいですが、建物・設備業務にも意外と多くのお金がかかっています。

これらは電気、空調、給排水、エレベーター、機械式駐車場などの点検費用が中心になります。各種点検の内容や頻度については、管理会社にヒアリングして精査する必要があります。

本当に必要な点検なのか？決められた頻度で実際に行われているのか？改めて確認する必要があります。内容に疑問があれば、管理会社に質問し、不備があれば改めていきましょう。（不要なものは削減）

重要事項説明書は管理委託費の内訳明細になります。区分所有者が注視していることを示すだけでも、管理会社に対する牽制になります。ノーチェックで承認することが無いようにしましょう。

管理委託契約の内容を把握し、対価にに見合ったサービスを受けることで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

Afterコロナの生活様式を意識しよう

2023年8月も下旬に入って行きます。夏休みが終わると、今年もいよいよ後半戦に入って行きます。管理組合で取り組む必要のある積み残しの案件には早めに手を付けましょう。Afterコロナの生活様式について説明致します。

Ａfterコロナ（コロナ収束後は生活様式が一変する）と言われてから3年が経とうとしています。これを機に新しい生活様式を取り入れた管理組合がある一方、ほとんど手を付けていない管理組合も多いと思います。コロナを機にマンションの管理が2極化しているので、その点、留意する必要があります。

コロナ対策の生活用式は、管理組合の活動に親和性が高く、新しい生活様式を積極的に取り入れたマンションと、取り入れていないマンションとでは、今後、管理組合の活動に大きな差が出ます。効果的かつ効率的にマンションの管理を行い、資産価値を維持していくためには、このタイミングで新しい生活様式を積極的に取り入れていく必要があります。

集会室に一同に会し会議をするのではなく、各住戸から会議に参加できるようにする取り組みは、新型コロナの感染拡大を防止する目的でスタートしましたが、コロナ禍でインフラ整備を整えたマンションは、コロナが過ぎ去った後も、効果的かつ効率的に管理組合を運営することができています。

・会議の開催方法を「リアル」から「リモート」へ変更する

・会議資料の配布を「紙」から「電子データ」へ変更する

集会室にリモート会議ができるインフラ（Wi-Fi、ノートパソコン、マイク、スピーカーなど）を整備するとともに、資料の電子データ(PDF)化を進めていく必要があります。リモートでの参加が難しい方もいますので、先ずは、リモート参加とリアル参加の併用からスタートし、有事の際は全員リモートで参加できる体制を構築しましょう。

管理組合の予算に「感染症対策費用」枠を確保し、積極的に進めていく必要があります。

Afterコロナの取り組みを行うことで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

Afterコロナの苦情対策

2023年８月も中旬に入ります。お盆ですね。ゆっくりお休みを取られている方も多いのではないでしょうか？台風のシーズに入っておりますので、集中豪雨による浸水被害に備えてください。マンションが浸水し電力供給が止まると、エレベータや水道が使えなくなり日常生活への影響は甚大です。今回はAfterコロナの苦情対策について説明致します。

コロナ禍を経て、リモートワークが普及するなど、マンションの生活様式が一変しました。コロナ前は日中マンションに居なかった方が、Afterコロナはマンションの中で在宅勤務をしております。日中におけるマンション内の人口密度は想像以上に高くなっております。

一方、以前からどこのマンションでも生じる3大苦情（タバコ・騒音・ペット）はコロナ以降も同様に生じています。苦情の原因を作る側も、被害を受ける側も人数が増えているので、トラブルになりやすい状況にあります。

コロナ前は勤務先の喫煙室でタバコを吸っていた人が、Afterコロナはマンション内の自室で吸います。窓を開けて吸う場合でも、窓を閉め換気扇の下で吸う場合でも、タバコの煙はバルコニーや廊下など共用部に流れていきます。コロナ前は夜に洗濯していた方も、Afterコロナは日中に洗濯してバルコニーに干します。近隣住戸のタバコの煙が共用部を通じて流入し、洗濯物に付着するトラブルが想定されます。

ペットを散歩させるとき、どうしてもエレベーターやエントランスなど共用部を通ります。Afterコロナは、日中マンション内の人口密度が高くなるため、ペットを連れた状態で多くの住民とすれ違います。動物嫌いの住民と接する機会が増えることによるトラブルが想定されます。

生活音は人口密度に応じて発生するため、日中の在宅率が上がるAfterコロナは、騒音トラブルの増加が想定されます。

人口密度が高いと、ストレスも高くなりますので、予期せず大きなトラブルに発展する可能性があります。このような問題が生じた時は、直接苦情を言うのではなく、理事や、管理会社に相談するところから始めましょう。

相談を受けた理事や管理会社は、Afterコロナ特有の事情を周知する文書を作成し、掲示・投函します。トラブルが起こりやすい状況になっていることを、住民に周知することが必要です。

Afterコロナも快適な居住空間を保つことで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

感染症対策を再確認しましょう

2023年も8月に入りました。暑い日が続きますが皆さん体調は如何でしょうか？これから台風の季節に突入します。管理組合としては洪水や内水氾濫への備えを万全にしましょう。熱中症対策も忘れずに。今回は、感染症対策について考えていきます。

コロナが一段落し、マスクを外して外出する人が増えてきました。世界的にも一巡したようで、コロナを恐れる必要はほぼ無くなったといっても過言ではないようです。

しかし、コロナの他にも感染症はあります。いつどのような感染症が発生しても対応できるよう、管理組合として備えを万全にしておく必要があります。

感染症が発生した場合、管理組合は、管理会社と協力し、マンション内の集団感染を防いでいく必要があります。先ず、居住者の皆様に以下の内容を周知し注意喚起を促します。

・居住者、スタッフ（フロント・清掃・点検など）の安全確保

・除菌の徹底（インターホン、エレベータのボタン、ゴミ捨て場のドアノブ等）

・スタッフの時差出勤、勤務時間変更（体調不良時の出勤見合わせ等）

・住戸内に立ち入りが必要な点検（消防設備点検・排水管清掃等）の延期

・理事会、総会の開催延期又は、リモートでの実施

マンション内にはコロナ禍で厚生労働省が注意喚起した3つの密（密閉空間、密集場所、密接場面）が存在（エレベーター、エントランス、ゴミ捨て場等）します。集会室で行われる理事会や総会は、その典型になります。密閉空間にならないよう、広い場所を確保した上で窓を開けてるなど換気にも気を配りましょう。

密集場所にならないようリモートで参加できる環境を整え、リモートでの参加を促しましょう。密接場面とならないよう、事前に書面で説明や意見収集を済ませ、当日は最終的な意思確認に限るなど、運営方法を工夫しましょう。

マンションによっては、これらの対策が難しいこともあると思います。国土交通省が公表している標準管理規約では、年1回の開催が義務付けられています（第42条）が、感染症がまん延している状況で、従来通りの方法で総会を強行することを求めるものではありません。総会を管理会社の事務所や理事長の自宅で開催し、区分所有者には議決権行使書又は、委任状（書面）で意思表示頂く方法もあります。

また、感染症が終息するまで、総会を延期しても法令違反とならないとする法務省の見解も出ております。

理事会や総会は、感染拡大防止策を取った上で、「3つの密」を防ぐ形で実施するか、延期することが求められます。

感染症対策を徹底する一方で、区分所有者（居住者）の中に保健所から自宅療養を指示されている方がいる可能性もあるため、区分所有者のプライバシーにも配慮が必要になります。

緊急時に適切な対応ができる体制を整えておくことで、マンションの資産価値を守っていきましょう！