理事の権限の根拠を理解しよう！

2023年9月も最終日になりました。ようやく気温も落ち着いて来ました。皆さん管理組合の活動を積極的に行っていますか？今回は理事の権限について説明いたします。

理事は、理事会で管理会社から多くの判断を迫られます。理事会が２ヵ月に１回のペースで開催されると、２ヵ月間に溜まった諸問題について、まとめて判断をすることになります。区分所有者からの苦情や、管理費滞納、日常修繕への対応など多岐に渡ります。

基本的には、総会で承認された予算の範囲で実施することになりますが、マンション内で生じる問題の多くは、其々個別の事情があり、判断が難しこともあります。これを公平性を考慮しながら、解決していくため、理事には大きな裁量が与えられております。

判断が難しい、責任を取りたくないなどの理由で、判断を先送りしてしまう傾向もありますが、判断を遅らせている間に状況は悪化し、問題が大きくなります。マンションの資産価値にも影響が出ますので、そのような対応は好ましくありません。適時に判断することが重要です。

理事は、総会で選任されておりますので、基本的には自信を持って判断することで問題ありません。理事の権限の基盤は区分所有者からの信頼にあります。どうしても困った場合は、「区分所有者の信頼に応えられるか？」という観点で判断しましょう。

区分所有者は理事が管理組合のお金を使って「私腹を肥やしているのではないか？」という疑念を持っています。理事が自らの利益のためではなく、管理組合の為に行動していることを明らかにすることで、区分所有者の疑念を解消すれば全く問題ありません。

理事が判断したことについて、区分所有者に報告すれば、問題が起こることはありません。理事会の後、主要な議案について報告書を作成しましょう。内容は議事録から抜粋する程度で問題ありません。

区分所有者からの信頼を基盤に、適時適切に判断を行うことによって、マンションの資産価値を守っていきましょう！

管理会社と良好な関係を築こう！

2023年9月も最終週に入ります。新型コロナウイルスとインフルエンザがともに流行しております。新型コロナウイルスは現在のところ、無料でワクチンの接種を受けられますので、自治会からのクーポンが届いたら、感染予防及び重症化回避のため、積極的に受けましょう。気温も下がり過ごしやすい季節になってきましたので、管理組合を活性化させるチャンスです。積み残しの案件をどんどん前に進めていきましょう。今回は管理組合の活動をする上で、極めて重要な管理会社との関係性について説明します。

マンション内では日々様々な問題が発生しています。どんな問題が生じているか把握し、ひとつづつ解決していく必要があります。但し、管理組合の役員である理事が直接実務を行うわけではありません。ほとんどのことは、管理委託契約に基づき管理会社が実施します。

管理会社は管理組合理事会の決定に基づき管理実務を行います。理事が理事会で管理会社に対し適切な指示を出すことが必要になります。「適切な指示」は何を基準に出せばよいのでしょうか？

マンション管理組合の目的は、「マンションの資産価値の維持向上」にありますので、「マンションの資産価値を維持・向上あせるためにはどうすればよいか？」という観点から指示を出す必要があります。

管理会社の担当者は複数のマンションの管理を兼務で担当しています。マンションの規模にもよりますが、7棟から10棟程度兼務していると言われております。1週間のうち自分のマンションの業務に割けるのは1日あるかないかです。

このような状況の下、管理会社は自ら積極的に問題解決に動くことはありません。問題を解決するためには、理事会が積極的にアプローチする必要があります。

マンション内で生じている問題を把握し、解決していきためには、管理会社の担当者とのコミュニケーションが重要になります。

日々、電話やメールで密接に連絡を取り合い、現在マンション内で起こっていることを話し合い、マンションの資産価値を維持・向上させるためにはどうすればよいか？について共通認識を持つことが重要です。

2か月に1回程度程度開催される理事会で、理事が管理会社に適切な指示を出すためには、日頃から、管理会社に対して管理組合の意向を伝え、管理会社からアドバイスをもらうなど、適切に下準備を進めておく必要があります。

管理会社とのコミュニケーションを密にし、良好な関係性を築いていくことで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

マンション管理組合の1年間のスケジュール

2023年9月も下旬に入っていきます。今年は残者が厳しかったですが、ようやく過ごしやすい季節になりました。管理組合としての積み残し案件がないか確認しつつ、管理組合の活動を前に進めていきましょう。今回は管理組合の1年の流れについて説明いたします。

3月決算のマンションでは総会が終わり、新メンバーによる理事会が１～２回開催されており、ちょうど全体の半分が経過する頃だと思います。今後4月までの間1～2か月に1回の頻度（年6回～8回程度）で理事会が開催されます。マンションでは日々様々な問題が生じます。前回の理事会終了後に生じた苦情（騒音・タバコ・ペット）や劣化に伴う設備不具合への対応をまとめて協議して、注意喚起文の掲示や、日常修繕の実施などを決めていきます。

※管理組合の年間スケジュール

5月　定時総会で、決算・予算が承認され、役員が選任される

6月　第1回定例理事会で、前任者からの引継ぎを受け、役職を互選で決める

8月　第2回定例理事会で、夏祭りなどを企画し、区分所有者の交流を深める

10月 第3回定例理事会で、防災訓練などを企画し、有事や災害に備える

12月 第4回定例理事会で、クリスマス会など交流を深めるイベントを企画する

2月　第5回定例理事会で、自薦他薦で次期役員候補者を募る

4月　第6回（総会前最後の）理事会で、決算案・予算案・次期役員案を決める　

苦情や不具合は定期的に発生しますので、上記のようなスケジュールを組んで、理事会を定期的に開催していく必要があります。特に、竣工後10年以上経つマンションでは、劣化に伴う不具合が高い頻度で発生しますので、その点留意が必要です。また、近年では気候温暖化に伴う水害（局地的な大雨による浸水被害など）が全国的に発生しているため、自然災害への備えや対応も重要になっております。

適切な頻度で理事会を開催し、絶えず生じる諸問題に対し、適切に対応することで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

理事の役割を理解しよう！

2023年9月も第2週に入ります。残暑が一段落し大分過ごしやすくなってきました。一方、新型コロナウイルスはここにきて再び感染拡大の兆しが見えます。感染法上の取り扱いは第5類になりましたが、油断は禁物です。健康管理に留意し、健康第一で管理組合の活動に取り組んでいきましょう。今回は理事の役割について説明致します。

理事は「総会での決定事項に基づき業務執行を行う」役割を担っていますが、実際に現場で仕事をするのは、管理会社になります。それを踏まえると業務執行の内容は、同じく総会で選任された監事のチェックを受けながら、「管理会社に適切な指示を行う」ことになります。

理事の役割は、管理会社を通じて業務執行をすることになります。理事がマンション管理業務（事務管理業務、管理員業務、清掃業務、建物設備業務など）を適切に執行するためには、管理会社との関係性が大変重要になります。

管理会社の担当者（フロント担当）は、複数のマンションの管理組合を担当しています。

管理組合と関係性が薄く、疎遠になると、自分たちのマンションに対して時間を割いてもらうのは難しくなります。すべて管理会社任せにして放っておくと、他のマンションの業務を優先され、自分たちのマンションの業務が後回しになり、気付いたら前回の理事会以降、何の進捗も無かったということも考えられます。

理事の一番の役割は、管理会社の担当者と良好な関係を築くことにあります。

良好な関係を築いた上で、管理会社の担当者から適切なアドバイスを受けるとともに、適切に指示を出すことで、マンション管理業務が円滑に進んでいくことになります。

理事には管理会社から対価に見合ったサービスを引き出すことが求められています。しかし、管理会社の担当者も人間です。苦情をぶつけるだけでは愛想を尽かされてしまいます。

良い仕事をしてもらったときは感謝の意を伝え、時にはちょっとした贈り物（もちろん理事個人の自腹ですが）をしてみると良いと思います。次第に自分たちのマンションの優先順位が上がってきます。

理事の役割を正しく理解し、管理会社に気持ち良く仕事をしてもらうことで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

監事の役割を理解しよう！

2023年も９月に入りました。今年も残すところあと４ヵ月です。残暑が残りますが、台風のシーズンに入りますので注意が必要です。今回は管理組合の役員のうち「監事」についてその役割を解説致します。

「監事」は「理事」と同様、管理組合の役員であり、総会で選任されます。しかし、理事とは役割が異なりますので、その点認識が必要です。

監事は総会で行われる「監査報告」の中で、「貸借対照表・収支計算報告書は適正と認めます。理事の業務執行について不正行為や、規約に違反する事実はありません。」と述べます。これは監事の役割である「会計監査」と「業務監査」の結果を区分所有者に報告するものになります。

会計監査→決算書（貸借対照表と収支計算書）が適正

業務監査→理事の業務執行が適切

監事は、決算書と理事の業務執行の適否を区分所有者に報告する義務を負っています。決算が適正であるというのは分かりやすいですが、「理事の業務が適切」とはどういうことでしょうか？

理事は区分所有者から預かった管理費と修繕積立金を使用して、日々業務執行を行っています。理事が管理組合のために業務を発注する際、安い金額でできるよう交渉しますが、理事が経営する会社に発注しているような場合は、「理事が自らの利益を優先させているのではないか？」という疑念が生じます。そのような場合、理事と管理組合は利益相反の関係にあることになります。監事が利益相反取引に気づいた場合は、管理組合の財産を保全するため、一旦、取引を停止する必要があります。

取引に至った経緯や、取引額について精査し、精査の結果、特に問題が認められなかった場合でも、区分所有者に疑念を抱かせる行為は慎むよう指導することが求められます。管理組合の財産を保全するため、監事は重要な役割を担っています。

監事の役割を正しく理解し、チェック機能を働かせることで、マンションンの資産価値を守つていきましょう！