マンション管理組合の年間スケジュール

2024年10月も最終週に入ります。元旦の能登地震から始まった今年も残すところあと2ヵ月余り。皆さん如何お過ごしでしょうか？ようやく過ごしやすい気温になってきました。管理組合として積み残しが無いようにしましょう。今回は管理組合の年間スケジュールについて説明いたします。

9月決算のマンションではこれから総会ですね。年末にかけて新メンバーによる理事会を開催し、翌年10月までの間、1～2か月に1回の頻度（年6回～8回程度）で理事会が開催されます。

マンションでは日々様々な問題が生じます。前回の理事会終了後に生じた苦情（騒音・タバコ・ペット）や劣化に伴う設備不具合への対応をまとめて協議して、注意喚起文の掲示や、日常修繕の実施などを決めていきます。

※管理組合の年間スケジュール（9月決算）

11月　定時総会で、決算・予算が承認され、役員が選任される

12月　第1回定例理事会で、前任者からの引継ぎを受け、役職を互選で決める

2月　第2回定例理事会で、夏祭りなどを企画し、区分所有者の交流を深める

4月 第3回定例理事会で、防災訓練などを企画し、有事や災害に備える

6月 第4回定例理事会で、クリスマス会など交流を深めるイベントを企画する

8月　第5回定例理事会で、自薦他薦で次期役員候補者を募る

10月　第6回（総会前最後の）理事会で、決算案・予算案・次期役員案を決める　

苦情や不具合は定期的に発生しますので、上記のようなスケジュールを組んで、理事会を定期的に開催していく必要があります。

特に、竣工後10年以上経つマンションでは、劣化に伴う不具合が高い頻度で発生しますので、その点留意が必要です。

また、近年では気候温暖化に伴う水害（局地的な大雨による浸水被害など）が全国的に発生しているため、自然災害への備えや対応も重要になっております。

適切な頻度で理事会を開催し、絶えず生じる諸問題に対し、適切に対応することで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

理事の役割を理解する

2024年10月も最終週に入ります。早いもので今年も残すところあと2ヵ月余りです。今年は10月に入っても25℃を超える夏日が頻発しています。地球温暖化の影響ですね。全国どこで局地的豪雨による内水氾濫が発生しても不思議ではない状況です。管理組合として、マンションの治水対策に全力で取り組んでいきましょう。今回は理事の役割について説明いたします。

理事は「総会での決定事項に基づき業務執行を行う」役割を担っていますが、実際に現場で仕事をするのは、管理会社になります。

それを踏まえると理事の業務執行の内容は、同じく総会で選任された監事のチェックを受けながら、「管理会社に適切な指示を行う」ことになります。

理事の役割は、管理会社を通じて業務執行をすることになります。理事がマンション管理業務（事務管理業務、管理員業務、清掃業務、建物設備業務など）を適切に執行するためには、管理会社との関係性が大変重要になります。

管理会社の担当者（フロント担当）は、複数のマンションの管理組合を担当しています。

管理組合と関係性が薄く、疎遠になると、自分たちのマンションに対して時間を割いてもらうのは難しくなります。

すべて管理会社任せにして放っておくと、他のマンションの業務を優先され、自分たちのマンションの業務が後回しになり、気付いたら前回の理事会以降、何の進捗も無かったということも考えられます。

理事の一番の役割は、管理会社の担当者と良好な関係を築くことにあります。

良好な関係を築いた上で、管理会社の担当者から適切なアドバイスを受けるとともに、適切に指示を出すことで、マンション管理業務が円滑に進んでいくことになります。

理事には管理会社から対価に見合ったサービスを引き出すことが求められています。しかし、管理会社の担当者も人間です。苦情をぶつけるだけでは愛想を尽かされてしまいます。

良い仕事をしてもらったときは感謝の意を伝え、時にはちょっとした贈り物（もちろん理事個人の自腹ですが）をしてみると良いと思います。次第に自分たちのマンションの優先順位が上がってきます。

理事の役割を正しく理解し、管理会社に気持ち良く仕事をしてもらうことで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

監事の役割を理解する。

2024年10月も中旬にはいります。早いものですね。今年もあと2ヵ月余りとなりました。異常気象の影響で、未だ局地的な集中豪雨による内水氾濫の可能性もあります。管理組合として適切に対応して参りましょう。今回は管理組合の役員のうち「監事」についてその役割を解説いたします。

「監事」は「理事」と同様、管理組合の役員であり、総会で選任されます。しかし、理事とは役割が異なりますので、その点認識が必要です。

監事は総会で行われる「監査報告」の中で、「貸借対照表・収支計算報告書は適正と認めます。理事の業務執行について不正行為や、規約に違反する事実はありません。」と述べます。これは監事の役割である「会計監査」と「業務監査」の結果を区分所有者に報告するものになります。

会計監査→決算書（貸借対照表と収支計算書）が適正

業務監査→理事の業務執行が適切

監事は、決算書と理事の業務執行の適否を区分所有者に報告する義務を負っています。決算が適正であるというのは分かりやすいですが、「理事の業務が適切」とはどういうことでしょうか？

理事は区分所有者から預かった管理費と修繕積立金を使用して、日々業務執行を行っています。理事が管理組合のために業務を発注する際、安い金額でできるよう交渉しますが、理事が経営する会社に発注しているような場合は、「理事が自らの利益を優先させているのではないか？」という疑念が生じます。そのような場合、理事と管理組合は利益相反の関係にあることになります。監事が利益相反取引に気づいた場合は、管理組合の財産を保全するため、一旦、取引を停止する必要があります。

取引に至った経緯や、取引額について精査し、精査の結果、特に問題が認められなかった場合でも、区分所有者に疑念を抱かせる行為は慎むよう指導することが求められます。管理組合の財産を保全するため、監事は重要な役割を担っています。

監事の役割を正しく理解し、チェック機能を働かせることで、マンションンの資産価値を守つていきましょう！

管理会社から管理委託費に見合ったサービスを受ける

2024年も10月に入りました。早いですね。今年も残すところ3ヵ月を切りました。管理組合としてやり残したことがあれば、このタイミングで積極的に取り組んでいきましょう。今回は管理委託契約の更新について説明いたします。

管理会社は大きなトラブルが無い限り、竣工時から変わっていないことが多いと思います。毎年定時総会で、「管理委託契約締結」議案を承認することで、管理委託契約が更新しております。総会の時に「重要事項説明書」が配布されます。重要事項説明書には管理組合と管理会社が締結している管理委託契約の内容が記載されております。

重要事項説明書に記載されている内容は、基本的に毎年同じですが、一度内容を精査してみましょう。管理会社に委託している業務は以下の4つに大別されます。

事務管理業務（管理担当者に対する報酬）

管理員業務（管理員に対する報酬）

清掃業務（清掃員に対する報酬）

建物・設備業務（各種点検作業員に対する報酬）

ほとんどが管理会社の社員や管理会社の下請け業者に対する人件費で構成されております。マンション共用部の管理には多くの人が関わっていることが分かります。事務管理業務、管理員業務、清掃業務はその仕事ぶりを具体的に目にすることが多いので、対価に見合ったサービスを受けられているかイメージしやすいですが、建物・設備業務にも意外と多くのお金がかかっています。

これらは電気、空調、給排水、エレベーター、機械式駐車場などの点検費用が中心になります。各種点検の内容や頻度については、管理会社にヒアリングして精査する必要があります。

本当に必要な点検なのか？決められた頻度で実際に行われているのか？改めて確認する必要があります。内容に疑問があれば、管理会社に質問し、不備があれば改めていきましょう。（不要なものは削減）

重要事項説明書は管理委託費の内訳明細になります。区分所有者が注視していることを示すだけでも、管理会社に対する牽制になります。ノーチェックで承認することが無いようにしましょう。

管理委託契約の内容を把握し、対価にに見合ったサービスを受けることで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

Afterコロナの生活様式を取り入れよう

2024年9月も終わりです。早くも10月に入りますが、みなさま如何お過ごしでしょうか？まだまだ暑い日が続きますので、体調管理には十分注意しましょう。今回はAfterコロナの生活様式について確認します。

新型コロナが普通の感染症になってから、1年半が経過します。コロナを機に新しい生活様式を取り入れた管理組合がある一方、ほとんど手を付けていない管理組合も多いと思います。コロナを機にマンションの管理が2極化している状況です。

コロナ対策の生活用式は、管理組合の活動に親和性が高く、新しい生活様式を積極的に取り入れたマンションと、取り入れていないマンションとでは、今後、管理組合の活動に大きな差が出ます。

効果的かつ効率的にマンションの管理を行い、資産価値を維持していくためには、このタイミングで新しい生活様式を積極的に取り入れていく必要があります。

集会室に一同に会し会議をするのではなく、各住戸から会議に参加できるようにする取り組みは、新型コロナの感染拡大を防止する目的でスタートしましたが、コロナ禍でインフラ整備を整えたマンションは、コロナが過ぎ去った後も、効果的かつ効率的に管理組合を運営することができています。

・会議の開催方法を「リアル」から「リモート」へ変更する

・会議資料の配布を「紙」から「電子データ」へ変更する

集会室にリモート会議ができるインフラ（Wi-Fi、ノートパソコン、マイク、スピーカーなど）を整備するとともに、資料の電子データ(PDF)化を進めていく必要があります。

リモートでの参加が難しい方もいますので、先ずは、リモート参加とリアル参加の併用からスタートし、有事の際は全員リモートで参加できる体制を構築しましょう。

管理組合の予算に「Afterコロナ費用」枠を確保し、積極的に進めていく必要があります。

Afterコロナの取り組みを行うことで、マンションの資産価値を守っていきましょう！