2026年11月も中旬に入っていきます。気温も一段と下がってきて冬の訪れを感じます。管理組合の活動は順調に進んでおりますでしょうか？この１年で積みあがった懸案事項については、できる限り年内の内に解決の目途を立てられるよう、理事会で協議を進めて行きましょう。今回は、役員の任期について理事会を有効に機能させる観点からご説明いたします。
マンションの役員は、理事と監事で構成されています。任期は管理規約で定められており、1年または2年としているマンションが多く見られます。役員報酬を定めているケースもありますが、基本的には無報酬としているマンションが一般的です。
決算期末が3月のマンションでは、毎年3月頃から、次年度の役員選任について理事会で話し合います。
まずは立候補者を募り、人数が足りない場合には、輪番表に基づいて就任をお願いする方法が一般的です。その後、4月頃に理事会で役員選任案を決定し、5月頃に開催される定時総会へ議案として上程します。総会で承認されると、次期役員が正式に選任されます。
6月頃には、新しいメンバーによる最初の理事会が開催されます。初回は顔合わせや年間スケジュールの確認が中心となるため、本格的な活動は夏以降になることもあります。しかし、夏から冬にかけて理事会を重ねた頃には、早くも次年度の役員選任について話し合う時期を迎えます。
任期が1年の場合、役員としての仕事にようやく慣れてきた頃に交代を迎えることになります。やり残したことがあっても、夜間や休日に時間を取られる負担から、留任せずに1年で退任するケースも少なくありません。
また、理事の多くが新任になると、管理組合の状況を把握するまでに時間がかかります。その結果、管理会社に適切な指示を出すという、理事会本来の役割を十分に果たせなくなるおそれがあります。管理会社への指示や確認が不十分になれば、管理組合の活動が停滞する可能性もあります。
対策の一つとして、任期を2年とし、毎年、役員の半数を改選する方法があります。この方式であれば、管理組合の事情に詳しい2年目の理事が、1年目の理事に引き継ぎを行えます。経験を継承しながら、管理会社に対しても適切な指示を出しやすくなります。一方で、任期が2年になることで、役員への就任をためらう方が増える可能性もあります。
そのため、任期は1年としたうえで、留任を推奨する方法も考えられます。理事会が活性化し、良い雰囲気で運営されていれば、継続して役員を務める方が増えることも期待できます。
役員の任期は、単に年数を決めればよいというものではありません。管理組合を安定して運営し、管理会社を適切に監督するためには、役員の経験を次の年度へ引き継ぐ仕組みが必要です。
任期の設定や留任の促進、業務内容の整理などを工夫し、経験が継承される好循環をつくっていくことが大切です。
理事会を有効に機能させることで、マンションの資産価値を守っていきましょう！
