理事会の運営を工夫する

20201年8月も中旬に入っていきます。東京オリンピック（東京2020）は閉幕しましたが、新型コロナウイルスの新規感染者は緊急事態宣言下でも増えており、ワクチンの普及以外打つ手が無いようです。管理組合としても引き続き感染拡大防止策を徹底していきましょう。今回は理事会の運営について説明します。

理事会は1～2ヵ月に1回の頻度で役員（理事・監事）が一堂に会して行われます。役員は区分所有者が順番で就任しますので、それぞれの方の年齢や職業が違い、ライフスタイルもバラバラです。役員になったものの、土日が出勤である方や、介護をされている方、子供を抱えている方など其々事情を抱えた方が、一同に会し、長時間議論するのは難しい場合があります。

そのような状況で、理事会で効果的かつ効率的に合意形成を行うためには、工夫が必要です。前期から引き継がれた形式を踏襲する必要はなく、今期の役員が出席しやすいような日時に開催しましょう。土日に理事会を開催するケースが多いと思いますが、場合によっては平日の夜間に設定することも検討してみてください。また、コロナ禍ZoomなどWeb会議システムが普及しておりますので、介護や育児をされていてどうしても手が離せない方にはオンラインで参加頂けるようにする良いです。オンラインではれば、出張中の方や非居住も容易に参加できあます。

効果的かつ効率的に合意形成を図るためには、管理会社の協力が不可欠です。会議の場で初めて議案を知るようでは、議案の背景を知るのが精いっぱいで、有効な解決策を議論するには至りません。管理会社には少なくとも会議の1週間前までには参加者に資料を配布してもらうようお願いして下さい。参加者が事前に資料に目を通した上で会議に出席すれば、会議の場ではポイントのみを協議すれば足りますので、短時間で効率的に合意形成を図ることが可能になります。必要に応じて、事前の解説や根回しまで済ませておくとより効果的な結論を導くことができます。この点は管理会社の力量にもよりますが、協力頂けるよう依頼してみて下さい。

例年、欠席者もいる中で2～3時間かけて議論していた内容を、運営方法を工夫することで、全員参加の下、30分程度で合意形成を図ることができるようになります。事前準備が大事です。

理事会で効果的かつ、効率的に合意形成を図ることで、マンションの資産価値を守っていきましょう！