管理組合の書類を電子化しよう！

2023年12月も最終週に入ります。早いもので今年も年の瀬です。皆さんのマンションでは、資産価値の維持・向上を図るため、今年はどのような活動ができましたでしょうか？十分に活動できた管理組合がある一方、殆ど手つかずの管理組合もあると存じます。思い通りに進めることができなかった管理組合の皆さん、来年こそ、マンションの資産価値の維持・向上を目的とした活動を積極的に展開していきましょう！今回はマンション管理組合で管理する書類の電子化について説明致します。

マンションには多くの書類が存在します。竣工後数十年経つとかなりの量になります。集会室や管理員室の書棚、管理会社内、理事長宅に山積みになっているのではないでしょうか？マンション内には保管する場所が無いうえ、必要な時に必要な書類を探し出すことが難しくなります。

管理組合で必要になった時、関係者（区分所有者、理事、監事、管理会社）が必要な書類を直ちに利用できる環境を整えることが求められます。

※主な管理書類

・議事録（総会議事録、理事会議事録、委員会議事録）

・周知文（注意喚起、案内など）

・管理規約、使用細則（最新のもの）

・長期修繕計画書、図面など

・契約書類（管理委託契約書、重要事項説明書など）

先ずは、紙で保管されている資料の電子データ（ＰＤＦ）化を管理会社に依頼することから始めましょう。電子データ（ＰＤＦ）をクラウド上に保管し、関係者にアクセス権限を付与することで、必要な人が、必要な時に、必要な資料を閲覧することができます。

書庫機能が付いた電子掲示板を安価（マンションみらいネット）や、無料（マンボー）で使えるサービスもあります。ログインにはパスワードが必要であり、セキュリティ対策も十分にされております。これらを積極的に利用しては如何でしょうか？管理組合の活動が効率的かつ効果的なものになります。

マンションの管理に必要な資料を必要な時に利用できる環境を整えることで、マンションの資産価値を守っていきましょう！