管理会社との関係性

２０２０年６月も下旬に入りましたので、新年度の第１回理事会が行われている頃かと思います。前回までに、理事の業務や年間スケジュールについて採り上げましたので、今回は管理会社へのアプローチ方法について説明致します。

理事会は管理会社に適切な指示を出し、管理会社は理事会の指示に従ってマンション管理実務を運営を行います。それでは、私たち理事はどのような観点で管理会社に指示を出せば良いのでしょうか？管理組合はマンションの資産価値の維持を目的としていますので、理事は管理組合の目的に沿って管理会社に指示を出す必要があります。指示を出すにあたり迷ったときは、「マンションの資産価値の維持に資するか否か」をベースに判断すればよいでしょう。

理事の側から何もアプローチをしない場合、マンション管理は管理会社のペースで進んでいきます。管理会社の担当者（理事会に同席し進行や議事録を作成する人）は、他にも７棟から10棟程のマンションを同時に担当しておりますので、時間のかかる面倒な業務は避けたり、後回しにする傾向があります。しかし、時間のかかる面倒な業務ほど重要性が高い事が多いです。例えば、「機械式駐車場収支見通しの試算」や、「管理費滞留の督促」などがそれにあたります。自分のマンションの資産価値を維持する上で重要性が高い問題については、常に進捗状況を把握し、時々催促することが必要になります。管理会社の担当者としても理事からアプローチのある管理組合の業務を優先して進めますので、後回しにされないような配慮が必要です。

第１回目の理事会で理事・監事・管理会社担当者と顔合わせを済ませた後、先ずは、管理会社担当者と直接連絡が取れる手段を構築することが必要です。具体的には管理会社担当者の携帯番号（通常は会社から支給されています）とメールアドレスを確認して下さい。理事の中で管理会社担当者との窓口を決め、少なくとも週１回は電話やメールでのやり取りをして情報共有をし、自分たちのマンションの優先順位を上げて貰う必要があります。

マンションの資産価値を維持するためには、管理会社担当者と密接に連絡を取り合い、関係性を高めていくことが求められます。