理事会の運営

2020年7月も後半に入ります。ここ数日新型コロナウイルスの新規感染者数が過去最大を更新しており、第2波が来ているとも言われております。管理組合の皆様にも十分対策を取って頂きマンション内の感染拡大防止に努めて頂くようお願い致します。今回は理事会の運営について説明致します。

理事会は様々事情を抱えた方が1年間、役員として月1回又は隔月の頻度で集会室等に集まる形で開催されます。輪番表で順番が回ってきた方、土日に仕事がある方、介護をされている方、小さい子供がいる方、又、最近では高齢の方が占める割合も多いかと思います。これらの方が一堂に会し議案を審議し合意形成をするためには、開催日時・場所・方法について工夫が必要です。前期から引き継がれた方法をそのまま踏襲する必要はありません。今期の役員が最も効率的い合意形成できる方法に変えていくのが良いと思います。

通常土日の午前中に開催されているマンションでは、平日の夜間に開催することで、土日に仕事を持つ方にも参加頂くことができるようになります。現在のコロナ禍においては、狭い集会室ではなくエントランスや屋外又は外部の広い会議室での実施も検討が必要です。また参集する方式ではなくZoom等を利用してオンラインで開催する方法もあります。

毎回全員参加の下開催するのは難しいかもしれませんが、できる限り多くの方が参加し効率的に合意形成できるような工夫が必要になります。そのためには管理会社の協力が欠かせません。理事会の一週間前を目途に会議資料を提出してもらい、理事が会議資料を事前に目を通した状態で参加できれば、会議時間を大幅に短縮することができます。更に管理会社の協力の下、事前の根回しや説明まで済ませておけば、今まで2時間程掛かっていたものを、30分程度に納めることも可能です。現在のコロナ禍は、新たな様式を試み、採り入れる良い機会なので、理事の皆さん、管理会社と検討しより良い方法を模索して下さい。

マンションの資産価値を維持するためには、効率的かつ効果的に合意形成ができるよう理事会を運営していくことが求められます。