管理書類の電子化

 

2020年9月も最終週に入りました。雨や曇りの日も多く気温は大分下がって来ました。コロナ禍少しずつ通常の活動を再開されている管理組合もあると思います。感染拡大防止策は万全に行って下さい。今回は管理書類の電子化について説明致します。

マンションには多くの管理書類が存在します。マンション内に正式な書類保管倉庫があることは珍しく多くの場合は、集会室や管理員室の戸棚、管理会社内、理事長宅に保管されているのではないでしょうか？このような必要な時に必要な書類を直ぐに探し出すことは難しいと思われます。特に竣工から10年以上経っているマンションでは相当な量になっていると思います。

管理組合関係者（区分所有者、監事、理事、管理会社など）が其々必要な資料を必要なときに直ぐに閲覧できる体制を整えておく必要があります。

※主な管理書類

・議事録類（総会議事録、理事会議事録、委員会議事録）

・周知文（注意喚起、案内など）

・管理規約、使用細則（最新のもの）

・長期修繕計画書、図面など

・契約書類（管理委託契約書、重要事項説明書など）

今後、署名押印の電子化が一般に普及すれば、原本そのものを電子化することも可能ですが、現段階では紙原本をPDF化したものを「事実上の原本」とし整理保管するのが現実的です。電子化（PDF化）することでWEB上に保管することが可能になり、区分所有者、監事、理事、管理会社が其々の立場で必要な書類を必要な時に使用することができるようになります。

セキュリティや権限設定をどのようにするかが問題になりますが、電子掲示板を安価（場合によっては無料）で提供するサービスも出てきておりますので、先ずはこれらのサービスを理事会のメンバーで試用しては如何でしょうか。管理会社に電子化（PDF化）した書類をWEB上にアップして貰い、理事各位が実際に利用することで、セキュリティや権限設定の問題点を洗い出し、特に問題が無い状態で一般の区分所有者に開放する方法で進めるのが良いと思います。

マンションの資産価値を維持するためには、管理に必要な書類を必要な時に閲覧できる体制を整える必要があります。