管理会社との関係性（実践編）

2020年6月も最終週になりました。第1回目の理事会に出席し、管理会社担当者と顔合わせをしたものの、「具体的にどうに対応して良いか分からない」という理事の方もいらっしゃると思います。今回は管理会社との関係性（実践編）として、前回の内容を掘り下げて説明致します。

マンションでは日々様々なことが起こります。管理会社と高い頻度で連絡を取り合わないと適切な管理はできません。担当者の携帯電話番号、メールアドレスは入手できましたでしょうか？未入手であれば、先ずは、これを入手することで入り口に立ちましょう。

理事（会）との窓口は管理会社の「フロント担当」と呼ばれる人になります。先ず、フロント担当がどのような立場かを理解する必要があります。フロント担当は、同時に10棟程度のマンションを担当しておりますので、当マンションの専属ではありません。コンビニエンスストアのスーパーバイザー(SV)のような役割と考えて下さい。多忙のフロント担当に当マンションの業務を優先的にしてもらうかが理事の腕の見せ所になります。フロント担当に当マンションの状況を適切に把握させることが重要になります。理事はそれを念頭にフロント担当と接していく必要があります。

フロント担当の主な業務は、「管理員・清掃員の指導」「巡回点検・日常修繕への対応」「居住者対応（マナー問題・管理費滞納・売買など）」「理事会・総会サポート」などがあり、担当しているマンション約10棟でこれらの業務を掛け持ちで行っています。週休2日と考えると1週間のうち当マンションの業務をして貰えるのは単純計算で半日ということになります。理事が油断すると忙しさのあまりスルーされる危険もあります。フロント担当に適切に業務をして貰うためには、先ず、理事からフロント担当へまめに連絡することで、フロント担当の当マンションへの関心を高めておくことが重要になります。フロント担当者の能力に問題がある場合は、管理会社の変更を検討する前に、フロント担当の変更を管理会社（フロント担当の上司）に依頼するのが良いと思います。

マンションの資産価値を維持するためには、フロント担当とのコミュニケーション頻度を高め、フロント担当に当マンションの状況を正しく把握させるとともに、当マンションに対する関心を高めることが必要になります。

管理会社との関係性

２０２０年６月も下旬に入りましたので、新年度の第１回理事会が行われている頃かと思います。前回までに、理事の業務や年間スケジュールについて採り上げましたので、今回は管理会社へのアプローチ方法について説明致します。

理事会は管理会社に適切な指示を出し、管理会社は理事会の指示に従ってマンション管理実務を運営を行います。それでは、私たち理事はどのような観点で管理会社に指示を出せば良いのでしょうか？管理組合はマンションの資産価値の維持を目的としていますので、理事は管理組合の目的に沿って管理会社に指示を出す必要があります。指示を出すにあたり迷ったときは、「マンションの資産価値の維持に資するか否か」をベースに判断すればよいでしょう。

理事の側から何もアプローチをしない場合、マンション管理は管理会社のペースで進んでいきます。管理会社の担当者（理事会に同席し進行や議事録を作成する人）は、他にも７棟から10棟程のマンションを同時に担当しておりますので、時間のかかる面倒な業務は避けたり、後回しにする傾向があります。しかし、時間のかかる面倒な業務ほど重要性が高い事が多いです。例えば、「機械式駐車場収支見通しの試算」や、「管理費滞留の督促」などがそれにあたります。自分のマンションの資産価値を維持する上で重要性が高い問題については、常に進捗状況を把握し、時々催促することが必要になります。管理会社の担当者としても理事からアプローチのある管理組合の業務を優先して進めますので、後回しにされないような配慮が必要です。

第１回目の理事会で理事・監事・管理会社担当者と顔合わせを済ませた後、先ずは、管理会社担当者と直接連絡が取れる手段を構築することが必要です。具体的には管理会社担当者の携帯番号（通常は会社から支給されています）とメールアドレスを確認して下さい。理事の中で管理会社担当者との窓口を決め、少なくとも週１回は電話やメールでのやり取りをして情報共有をし、自分たちのマンションの優先順位を上げて貰う必要があります。

マンションの資産価値を維持するためには、管理会社担当者と密接に連絡を取り合い、関係性を高めていくことが求められます。

理事会年間スケジュール

６月に入りそろそろ第１回目の理事会が開催されるマンションも多いと思います。前回、前々回は理事・監事の業務について説明致しました。今回は理事と監事が参加する理事会（役員会）の年間スケジュールについて説明致します。

３月決算のマンションでは前期の総会を終えた後、６月に開催される第１回目の理事会で理事長及び各担当理事を理事の互選で選任します。そこから翌年４月頃行われる総会前の理事会迄の１年間で６回から１２回程度開催されます。新築マンションで初期不良などの問題が無い場合は、２ヵ月に１回程度、大規模修繕工事等大きな案件を抱えている場合で１ヵ月に１回程度が目安になります。

マンションでは設備・防災・風紀・会計等の分野で常に問題が発生します。前回の理事会以降２ヵ月の間で発生した問題をまとめて審議することになります。マンションを使用している以上、共用部分の経年劣化は必ず発生します。２ヵ月間に発生した不具合について管理会社から報告を受け、総会で承認された予算の範囲で修繕等の対応を行います。近年は、気候温暖化に伴い大型台風が発生する頻度が高まっており、風水害への対応も必要になります。又、地震や火災への備えとして避難訓練を企画します。住民間のトラブル（タバコの煙・ペットのマナー・騒音など）については発生の都度管理規約に沿って解決を図って行きます。月１回業者や管理会社への支払に対する承認や、会計報告を行います。理事会で取り扱う問題は多岐に渡りますが、理事会の活動がブラックボックスになってはいけません。どのような形で区分所有者に報告するか等広報活動も重要になります。

マンションの資産価値を維持するためには、適切な頻度で理事会を開催し諸問題を滞りなく解決することが求められます。

理事の業務

２０２０年も６月に入り、３月決算のマンションでは、そろそろ新任の役員による第１回目の理事会（役員会）が開催されると思われます。前回は皆様あまり馴染みのない「監事」について取り上げました。今回は監事にチェックされる立場にある「理事」について業務の内容を説明致します。

理事の業務はマンション管理全般に渡りますが、自ら運営を行うことは少なく、その多くは管理会社が行っています。理事はマンション管理が適切に行われるよう、管理会社への指示が主になります。従って理事の業務は「管理会社を通じて管理業務を執行」することと言えます。

理事は理事長ほか担当を設けている場合があります。担当分けはマンションによって異なりますが、主なものとして、会計・防災・風紀・広報・リクリエーション等があります。担当する分野で問題が発生した際、管理会社に相談しながら対処方法を決め、（担当外の分野を含む場合は理事会で他の理事と協議が必要）理事長に報告の上、管理会社に指示を出します。

理事がマンション管理業務（事務管理業務、管理員業務、清掃業務、建物設備業務など）を適切に執行していくためには、管理会社との関係性が重要になります。第１回目の理事会では管理会社の担当者と新任理事が顔合わせがあります。ここが関係性構築のスタートになります。管理会社はマンション管理についての経験や知識が深いので、新任の理事にとっては、とても頼りになる存在です。しかし、管理会社の担当者は他にも複数のマンションを同時に担当しておりますので、放っておくと他のマンションの業務を優先されてしまいます。第１回目の理事会以降、電話やメールで頻繁に連絡を取り合い関係性を深めていきましょう。

マンションの資産価値を維持するためには、理事が管理会社と良い関係性を築いていくことが必要です。