管理書類の電子化を進める

 2021年10月も終わります。早いもので、今年も残すところあと２ヵ月です。新型コロナウイルスのリバウンドも心配される中、感染拡大防止策を続けていきましょう。今回はマンション管理組合で管理する書類の電子化について説明致します。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

マンションには多くの書類が存在します。竣工後十数年経つとかなりの量になります。集会室や管理員室の書棚、管理会社内、理事長宅に山積みになっているのではないでしょうか？マンション内には保管する場所が無いうえ、必要な時に必要な書類を探し出すことが難しくなります。

管理組合で必要になった時、関係者（区分所有者、理事、監事、管理会社）が必要な時に必要な資料を直ぐに利用できる環境を整えることが必要です。

※主な管理書類

・議事録類（総会議事録、理事会議事録、委員会議事録）

・周知文（注意喚起、案内など）

・管理規約、使用細則（最新のもの）

・長期修繕計画書、図面など

・契約書類（管理委託契約書、重要事項説明書など）

先ずは、紙で保管されている資料の電子データ（PDF）化を管理会社に依頼することから始めましょう。電子データ（PDF）をクラウド上に保管し、関係者にアクセス権限を付与することで、必要な人が、必要な時に、必要な資料を、閲覧することができます。

書庫機能が付いた電子掲示板を安価や無料で使えるサービスもあります。ログインにはパスワードが必要であり、セキュリティ対策も十分にされております。これらを積極的に利用しては如何でしょうか？管理組合の活動が効率的かつ効果的なものになります。

マンションの管理に必要な資料を必要な時に利用できる環境を整えることで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

騒音苦情を解決して快適な住環境を整える

2021年10月も下旬に入っていきます。新型コロナウイルスの新規感染者は殆ど見られなくなりましたね。再拡大に気を付けながら、少しずつ通常の活動を再開させましょう！今回は騒音苦情への対応について説明します。

騒音は、ペットのマナーやタバコの煙と並んで、マンションの3大苦情の1つとされます。集合住宅には、「騒音の発生元を特定するのが難しい」という特徴があり、管理組合でも取り扱いが難しいテーマになります。

マンションで発生する音は「空気伝搬音」と「個体伝搬音」に分かれます。

・空気伝搬音⇒ペットの鳴き声、話し声、管弦楽器、室外からの騒音、スピーカーからの音

・個体伝搬音⇒歩行音、ドアを閉める音、換気扇の音、打楽器・スピーカーからの重低音

空気伝搬音は「音」、個体伝搬音は「振動」のイメージです。空気伝搬音は上下両隣など隣室から聞こえる程度ですが、固定伝搬音は建物の構造（床・天井・壁・梁、配管など）を伝って想像以上に遠くまで音が伝わります。配管が糸電話の役割を担い、遠くの住戸から音が伝わることがあります。上下両隣が損音の原因と思い込むことで、トラブルになることもあります。

先ずは、「マンションの構造による音の伝わり方」を居住者の皆さまに理解頂く必要があります。苦情が管理組合に持ち込まれた場合、いきなり騒音元と思われる住戸に注意をするのではなく、区分所有者、居住者全員に対し、音の伝わり方を周知するところから始めましょう。

管理組合が、マンション内での音の伝わり方をクローズアップし、居住者の皆さまに関心を持って頂くことで、「お互い気を付けよう！」という機運ができ、この段階で解決することも考えられます。

これで解決しない場合は、居住者全員に対し注意喚起を行いましょう。音の伝わり方に関心がある状況で、注意喚起を受けることで、ようやく気付くというケースもあると思います。

これでも解決できなければ、止むを得ず、対象住戸の周辺に絞って注意を促す形にしましょう。この段階ではマンション全体で音に対する意識が高まっているので、自覚がある方にはプレッシャーになるはずです。何度か注意を促すうちに、自発的に収まる可能性が高いです。

ここまで手順を踏んでも改善が見られない場合にはじめて、「共同の利益に反する行為」標準管理規約66条として厳格に対応する必要があります。

多少時間は掛かりますが、効果的かつ効率的に解決させるためには、手順を踏んで進めていくことが大事です。

騒音等の苦情に対し適切に対応し、快適な住環境を整えることで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

専門委員会で議論を深め合意形成を進める

 2021年10月も中旬に入っていきます。緊急事態宣言が解除され、規制も段階的に解除されていく中、新型コロナウイルス第6派が心配されております。手指消毒やマスク着用など基本的な対策は怠りなく継続しましょう。今回は修繕委員かについて説明します。

専門委員会とは、「大規模修繕委員会」「管理規約改定委員会」など、高額なお金が動くテーマや、区分所有者・居住者間の利害に絡むテーマについて、其々のテーマに関心・専門知識・利害がある区分所有者を「委員」とし、理事会の諮問機関として活動する組織です。

理事会には任期（通常1～2年）があるのに対し、専門委員会は任期がありませんので、テーマが完結するまで同じメンバーで協議できる点が優れています。大規模修繕や、管理規約など金額的・質的に重要なテーマについては、このように多くの区分所有者が関与できる機会を設けることで安心感が生まれます。但し、理事会の諮問機関である、専門委員会が、理事会と対立したり、認識に相違が出ると意味が無いので、理事も専門委員会のメンバーに名を連ねるなど、理事会と歩調を合わせて進めていくことが重要です。

毎年、総会で鋭い質問をする区分所有者が数名いると思います。その結果、総会がスムーズに進行できないこともあります。これは、一般の区分所有者が管理組合の意思決定に関与できるのが、総会に限られているからです。このように問題意識の高い区分所有者に専門委員会に参加頂くことが重要になります。忙しくて毎回出席できないかもしれませんが、会議録をを配布することで情報共有はできます。これが上手く機能すれば、総会で鋭い質問をしていた方を、回答する側に持っていくことも可能になります。

このように専門委員会は、単に重要なテーマを話し合う場にとどまらず、マンション内の「合意形成」の有効な手段になります。その点を意識して、区分所有者・居住者への「周知」にも力をいれていきましょう。

専門委員会を有効に機能させ、スムーズに合意形成を図ることで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

管理費滞納は早期に発見し解決する

2021年も10月に入りました。新型コロナウイルス第5派は終息し、第4回目の緊急事態宣言は解除されましたが、第6派が起きないよう引き続き感染拡大防止策を徹底しましょう。今回は管理費の滞納に対する対処法について説明致します。

私たち区分所有者は、毎月の管理費及び修繕積立金を口座引落によって、管理組合に収めています。管理費の滞納は何らかの事情によって引落がかからなかったことを契機に始まることが多いです。引落口座への振替忘れなど、些細なことから始まるのですが、管理費は月額数万円と比較的高額なことから、2ヵ月分、3ヵ月分と溜めてしまうと、支払が難しくなることも珍しくありません。管理組合による月内の早期発見が何より重要です。当月中に発見し督促すれば大事に至る可能性は低くなります。

管理会社との管理委託契約で、通常は管理会社が督促を行う取り決めになっております。（標準管理委託契約別表第１）口座振替日に引落ができなかった区分所有者がいた場合は、口座振替日の翌日には管理組合に報告してもらうよう、予め管理会社の担当者に伝えておくことが重要です。管理委託契約では、「管理会社は支払期日から6か月間督促をする」と定められており、それ以降は管理組合の役員が自ら督促を行う必要があります。管理会社に契約で定められた期間をフルに督促してもらうためには早期発見、早期報告が必須になります。また、管理費債権は5年で時効により消滅するため、管理組合としてはその点についても細心の注意が必要です。

管理会社が督促をしてくれる期間である6か月で必ず解決するためには、管理組合としては、その半分である3ヵ月以内での解決を目標に定めるのが有効です。「滞納開始⇒管理組合へ報告⇒電話による督促⇒訪問による督促⇒書面による督促⇒内容証明郵便による督促」これを3ヵ月以内に実施するのがポイントです。内容証明郵便が届くことで、滞納者の多くは焦って自ら積極的に解決に向け動き出します。3ヵ月以内に内容証明郵便による督促まで持っていくことを予めマニュアル化しておくのが良いです。

多くの場合、このマニュアル通りに督促を進めれば解決できますが、それでも解決できない場合は、背後に大きな問題があることが想定されるため、長期化が懸念されます。管理会社が対応してくれる6ヵ月が過ぎるまで残り3ヵ月。ここで何とか解決の目途を付けることが大大事になります。滞納者に滞納額の1部を支払ってもらうか、支払計画書を提出してもらうことで、支払意思があることを明確にし（承認）、時効が進まないようにします（民法152条1項）。粘り強く丁寧に督促を続け、6ヵ月以内での解決を目指しましょう。

毎月区分所有者から預かっている管理費や修繕積立金は、区分所有者共有の財産です。管理費滞納行為は、共有財産を棄損する（マンションの資産価値を下げる）行為なので、これを放置したり黙認してはいけません。毎月管理費をきちんと納めている区分所有者から、管理組合が責任を問われることになります。

滞納が発生したら、早期に発見、早期対応、早期解決が鉄則です。6ヵ月以内に解決することで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

機械式駐車場の収支を把握する

2021年９月も最終週に入ります。新型コロナウイルス第５派もワクチン接種率の増加とともに収まってきました。ブレークスルー感染も散見されますので、第６波が生じないよう引き続き感染拡大防止に努めていきましょう。今回は機械式駐車場について説明します。

マンションは駐車用に十分な敷地を確保するのが難しいため、機械式駐車場が採用されるケースが多くみられます。機械式駐車場は、（多段方式・二段方式）と、「垂直循環方式・エレベータ方式」に大別され、全社は屋外、後者は屋内（タワーパーキング）に設置されます。

機械式駐車場は、メンテナンスにお金がかかります。竣工後間もないマンションでは定期点検の費用しか掛からないので、問題点に気付き難いです。しかし、竣工後10年を目安に故障が頻発するようになります。機械式駐車場は、細かな部品を組み合わせて作られているため、個々の部品が耐用年数を迎えるとその都度不具合が生じます。

不具合が生じると、部品の修理や、交換が必要になります。長期修繕計画で予定されているものであれば、特に大きな問題はないですが、計画にない（予期せぬ）修理や交換が続くと、管理費を圧迫することになります。この状況で、駐車場の稼働率（契約率）が下がると管理費が枯渇してしまいます。

多くのマンションでは、駐車所収入は一般会計で管理し、駐車場支出は積立金会計で管理しているため、機械式駐車場の収支を把握することが難しくなっています。利益を出しているのであれば問題ないのですが、損失を出している場合は、機械式駐車場の廃止を含め検討が必要になります。適切な判断を行うためには、機械式駐車場の収支表を作成し、区分所有者に共有することが求められます。収支表が無い場合は直ちに管理会社に作成を依頼して下さい。（駐車場収支の見える化が必要です。）

30年の収支は下記のような計算になります。(60台収納のタワーパーキングの例）

収入）約３億円＜18,000円×12ヵ月×30年×80％（稼働率）×60台＞

支出）約３億円＜定期メンテナンス・修理代1億円＋本体更新費用2億円＞

稼働率の低下や、予期せぬ修理代の増加があり、収支バランスが崩れている場合は機械式駐車場の廃止を検討する必要があります。本体の更新時に慌てることが無いよう、駐車場収支の状況については、毎年の総会で区分所有者に報告し共有しておくことが望ましいです。

機械式駐車場の収支を正しく把握することで、マンションの資産価値を守って行きましょう！

消防設備点検の実施率を上げる

2021年9月も下旬に入っていきます。新型コロナウイルス第5派は新規感染者減少傾向にありますので、順調に重症者数が減ってくれば９月末には緊急事態宣言の解除が期待できます。管理組合としても引き続き感染拡大防止策を徹底していきましょう。今回は消防設備点検について説明します。

消防設備点検は通常年２回程実施され、排水管清掃同様、業者が住戸を回りますので点検日には在宅が必要になります。点検の対象は火災報知器、ガス感知器、避難はしご、スプリンクラーなどで、所要時間は１住戸あたり５分となります。

いろいろと予定が入っている人も多く、実施率を100％にすることは難しいですが、実施率を上げること、特に、前回実施できなかった住戸は今回必ず実施してもらうことが重要です。連続で実施していない住戸に対しては、管理会社を通じて実施を促すようにしましょう。

ガス感知器の交換は消防設備点検時に行うことが多いですが、点検を一度も受けたことが無く、ガス感知器も竣工時のままになっている住戸も稀にあります。ガス感知器のメーカー推奨交換時期は５年とされております。5年経ったら直ちに交換が必要というわけではありませんが、経年劣化してくると誤作動（ガス漏れがないのに警報が鳴る）が起こります。少なくともメーカーが推奨する交換時期の倍である10年以内には全戸交換できるようにしましょう。

火災報知器は点検を怠ると、誤発報が生じることがあります。特に空き住戸は要注意です。消防設備点検を怠った結果、深夜に謝発報が発生し、消防車が駆けつけて安否確認をしたところ、居室内に誰もいなかったという事例もあります。火災で無く良かったのですが、消防署や近隣住戸には大変な迷惑がかかります。

スプリンクラーが誤作動すると、水浸しや漏水の危険がありますし、避難はしごが壊れていると上層階の住民は安心できません。区分所有者共同の利益のために、消防設備点検の日には必ず在宅し、点検を受けるようにしましょう。

消防設備点検を正当な理由なく拒否し、消防設備の不具合が原因で事故が起きた場合、拒否した区分所有者は損害を賠償する責任を負います。（標準管理規約23条）また、管理組合としても連続で点検を受けない悪質な区分所有者い対しては、区分所有者の共同の利益に反する行為（同66条）として厳しく対応する義務があります。

消防設備点検の実施率を上げることで、区分所有者の共同の利益を確保し、マンションの資産価値を守っていきましょう！

排水管清掃の実施率を上げる

2021年9月も中旬に入ります。新型コロナウイルス第5派は新規感染者数が減少傾向に転じましたが、重症者数は依然多く、病床逼迫は改善されておりません。ワクチンが希望者全員に行き渡るまでにはもう暫く時間がかかりそうです。管理組合としても引き続き感染拡大防止策を徹底していきましょう。今回は排水管清掃について説明致します。

マンションの排水管清掃は1年に1回、又は2年に1回程度の頻度で行われております。管理会社が予め実施日を決め、高圧洗浄ポンプ設置の特殊車両を手配して実施します。清掃業者が、マンション各戸（専有部分）に立ち入り、台所、風呂場、洗面所、洗濯機パンの4か所の排水管を清掃する方法で実施します。所要時間は10分程度です。

排水管は定期的に清掃する必要があり、これを怠ると、詰まり、異臭、雑菌増殖の原因となります。排水管の寿命が短くなり、大規模修繕工事の前倒しを要することもあります。決められた日に在宅し、必ず清掃を受けられるよう調整する必要があります。

最近では、大型のドラム式の洗濯機が普及したため、洗濯機パンと洗濯機の間に隙間がなく、排水管清掃が実施できないという問題が生じております。ドラム式洗濯機を設置している住戸では、排水管清掃の前に、洗濯パンのかさ上げ工事が必要になります。かさ上げ台を購入して、洗濯パンの上に設置するだけですが、重量のあるドラム式洗濯機を2回も移動する必要があるため、自力で行うのは難しいです。管理会社に相談し、設置業者を紹介してもらうのが現実的です。

左がかさ上げ台、右が洗濯機パンの上にかさ上げ台と洗濯機を設置した画像です。洗濯パンと洗濯機の間に隙間ができますので、排水管清掃を実施することが可能になります。

排水管清掃は法定点検ではありませんので、強制力はありません。実施率を高めるためには、事前の根回しが重要です。排水管清掃実施の半年前には、かさ上げ工事の必要性と工事を促す案内を行い、数ヵ月前には実施日を確定させ、当日は在宅してもらえるよう周知する必要があります。

事前の周知を徹底することで、実施率を上げ、マンションの資産価値を守っていきましょう！