管理組合にオンライン会議を有効に活用する

2024年6月も後半戦に入ります。梅雨時期なので、梅雨前線と台風、ゲリラ豪雨、線状降水帯の組み合わせには要注意です。マンションの治水対策について真剣に検討しましょう。

今回はAfterコロナの理事会・総会のありかたについて説明いたします。

コロナ禍での総会では。３密を防ぐことが求められた中、標準管理規約42条3項に従って必ず5月中に総会を開催しなければならないのか？が論点になりました。コロナ禍やむを得ず人を集めて、従前通りのスタイルで総会を実施した管理組合が多かったのではないでしょうか。

標準管理規約を良く読んでみると、リアルの会議室で開催することを義務付ける記述はなく、オンラインでの会議を禁止する記述もありません。現状の管理規約を変更することなく、WEB会議システム等を用い、オンラインで総会を開催することは可能です。

それでも、標準管理規約にオンライン会議の有効性が明文化されていないことで、不安定な状況にありました。

そのような状況下、国土交通省は標準管規約を改正し、「理事会及び、総会は、WEB会議システムを用いた会議を含む」ことを明文化致しました。当然のことを敢えて明文化したに過ぎませんが、有事の際、理事が安心して当然の判断を下せる点で優れていると考えます。

管理組合としては、これに留めるのではなく、Afterコロナの施策として、非居住の区分所有者も容易に参加できるよう、WEB会議システム等を用いたオンラインの理事会を、理事のなり手不足解消の手段として積極的に活用しましょう。また、管理規約が古いままの場合は、標準管理規約の内容に合わせる形で管理規約を変更しておきましょう。

ヤル気のある非居住の区分所有者を、管理組合に取り込むことで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

防災設備点検について

2024年6月も中旬にはいります。梅雨の時期に突入するにあたり、管理組組合としては治水対策が求められます。理事会で話し合い、豪雨や線状降水帯へ備えを万全に整えましょう。今回は防災設備について説明いたします。

マンションの主な防災設備

・消防設備（スプリンクラー・ガス検知器・煙感知器）

・避難はしご

・非常用発電機

・免振装置（免振ゴム・オイルダンパー）

消防設備点検は通常年２回行われます。管理会社に委託された検査員が各住戸を巡回して、ガス検知器や煙探知機が正常に機能するかテストします。点検には各住戸に立ち入る必要があるため、在宅している必要があります。

Afterコロナで在宅率は高いものの、検査員を入れることに不安を覚える方もいらっしゃると思います。マスク着用やこまめなアルコール消毒など、感染への懸念を払しょくするなど、点検を受けやすい環境を整えましょう。

有事に消防設備が正常に稼働しないと、周囲の住戸に多大な迷惑がかかります。点検を受けなかったことが原因で被害が拡大した場合、損害賠償責任を追及される可能性があります。都合によりどうしても受けられない方は、次回は必ず受けてもらえるよう調整しましょう。

避難はしごはバルコニーに設置されており、高層階から地上まで安全に避難する設備です。有事に備え、避難はしごが設置されている場所と、使用方法を確認しておく必要があります。避難はしごが設置されている場所を周知し、使用方法を説明する機会を作って下さい。避難訓練の際、実際に体験してもらうのも一案です。Afterコロナの施策として、使用方法の動画を配信するのも有効です。

非常用発電機は、オイルを燃料に動力を作る装置です。年１回はオイルの劣化具合を確認の上、実際に発電できるか稼働させてみる必要があります。メーカー推奨の耐用年数を超えても直ちに交換する必要はありませんが、定期的に点検を受けることは必須です。

免振装置は高層マンションに設置されております。耐用年数は建物に準じますので、竣工時に適切に設置されていれば、劣化などの心配はありません。但し、東洋ゴム製の免振ゴムや、カヤバ製のオイルダンバーは、メーカーの検査データ偽装が社会問題になりましたので、東洋ゴムやカヤバの製品が使われている場合は注意が必要です。交換を要求しましょう。

主な防災設備の特徴を正しく把握し、適切に維持管理することで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

管理組合を有効に機能させるためには？

2024年5月が終わり6月に入っていきます。束の間の穏やかな気候でしたが、早くも台風1号が発生しました。近年マンションの水没は珍しくありません。電気系統が水没するとエレベーターや水道水が使えなくなるので由々しき問題です。いつ何時台風やゲリラ豪雨が来ても対応できるようマンションの治水対策を万全にしましょう。今回は管理組合の活動を有効に機能させる方法について説明いたします。

管理組合を有効に機能させるためには、この構成と関係性を正しく理解する必要があります。管理組合は全区分所有者から選任された管理会社、理事、監事によって構成されております。監事からチェックを受ける理事が、管理会社に適切な指示を出す形で業務を執行し、管理会社は理事会の決定に基づいて管理業務を実行する関係にあります。

【ポイント】

①区分所有者から信頼を受けた理事が、（利益相反取引をしない）

➁自ら主体的に管理業務の執行を行い、（輪番だけでなく立候補）

③管理会社が対価に見合う働きをする。（管理会社へ適切な指示）

「理事が自ら主体的に動くこと」、「管理会社に対価に見合う働きをする能力があること」が要件になります。何れにしても、理事と管理会社がキーになることは間違いありません。

管理会社の構成と関係性を正しく理解し、有効に機能させることで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

監事の役割について

2024年5月も最終週に入ります。夏至が近づくにつれて日が長くなりましたね。活動時間が伸びている今こそ管理組合の活動を活性化させるチャンスです。今回は監事の役割について説明いたします。

監事は理事と同様に総会で選任される管理組合の役員ですが、理事長、副理事長、会計担当理事、広報担当理事などのように、マンションの管理を執行する上での役割はありません。監事は理事会に出席して理事の仕事ぶりをチェックする役割を担います。理事が適切に業務執行を行っているかチェックすることで、間接的にマンションの管理に携わることになります。

毎年開催の総会で、監事は「業務監査」と「会計監査」を行い、監査報告書を作成して、その結果を区分所有者に報告します。

業務監査「理事の業務執行について、不正や規約に違反する事実はありません。」

会計監査「貸借対照表、収支報告書は適正と認めます。」

理事は管理会社に指示を出し、区分所有者から預かったお金を適切に使用して、日常管理を実施する権限と責任があります。理事が適切に権限を行使すれば、マンションの資産価値を維持向上させることができますが、適切に行使しなければ、マンションの資産価値を維持することはできません。監事は、理事が区分所有者から与えられた権限を適切に行使しているかチェックし、区分所有者に報告することで、間接的にマンションの資産価値維持向上に寄与しています。

チェックのポイントは、理事の業務執行が「マンションの資産価値維向上に資するかどうか？」です。監事は、理事がマンションの利益を犠牲にして、自己の利益を追求しているような場合、それを阻止する権限と責任があります。理事が自ら軽々する工務店にマンションの修繕工事を発注するなど、理事と管理組合の間で利益相反の疑いのある取引（標準管理規約37条の2）については、特に注意が必要です。

監事の役割を理解し、正しく機能させることによって、マンションの資産価値を維持していきましょう！

管理組合の目的を理解して理事を選任

2024年5月も下旬に入ります。そろそろ管理組合を本格的に稼働させるに適した過ごしやすい季節に入ります。これを機に懸案事項を解消すべく管理組合の活動を活性化させましょう！今回は管理組合を構成する「理事」の選任について説明いたします。

理事は監事と同様、管理組合総会で選任されます。理事は監事から業務執行についてチェックを受ける一方、管理会社に対し適切に指示を出す立場にあります。理事は総会で承認された予算の範囲内で業務執行する権利と義務があります。

理事の権利は区分所有者からの信頼に支えられておりますので、区分所有者からの信頼を損なう（管理組合の利益を犠牲にして、自己の利益を追求する）行為をしてはいけません。

理事になったら、管理組合の目的を再認識しましょう。管理組合の目的は、本チャンネルのメインテーマでもある「マンションの資産価値の維持・向上」にあります。

マンションの資産価値を維持するためには、理事にはそれに相応し人た就く必要があります。理事にはマンションを自らの大事な資産と捉え、その価値を維持するために、主体的に行動することが求められます。

管理組合の目的を正しく理解している区分所有者は多くはありませんが、資産価値について興味を持っている区分所有者は少なからずいます。

理事は、自薦、他薦によってそのような意識を持っている人の中から選任することが重要です。理事を輪番制にしている管理組合もあると思いますが、輪番表に固執する必要はありません。輪番を機械的に適用しているマンションンに良い管理を期待することは難しいです。

国土交通省の調査によると、報酬制度のあるマンションは全体の23.1％、報酬の平均は3,900円／月になります。（2018年マンション総合調査）しかし、管理組合の目的を正しく理解しているマンションでは報酬制度は存在しません。なぜなら、マンションの資産価値が維持されることが何よりの報酬になるからです。

適切な管理ができているマンションは、購入時と同額程度の金額で売却できるのに対し、適切な管理ができていないマンションには、購入時の半額にしても買い手は付きません。月額3,900円の報酬など貰わなくても、十分元が取れるほど大きなお金が動きます。

また、報酬の原資は区分所有者から預かっているマンション管理費です。マンション管理費は資産価値を維持するために徴収しているものなので、そこから報酬を支出すると、資産価値の低下につながります。

管理組合の目的を正しく理解し、目的達成に向け、主体的に行動できる人を理事にしましょう。適任者がいなければ、自ら理事に立候補することで、マンションの資産価値を守っていきましょう！

管理組合の構成と役割を理解する。

2024年5月も中旬に入っていきます。ゴールデンウイーク明けの管理組合の活動は如何でしょうか？積み残し案件のあるマンションでは積極的に管理組合の活動を進めていきましょう。

前回まではマンションの資産価値に影響を与える3つの要素について説明致しました。そのうち一番影響があるのは「管理会社の担当者」ですが、最終的には「区分所有者」の当事者意識や心構えが重要であることを説明致しました。

今回からは理事、監事、管理会社など管理組合を構成する役職とそれぞれの役割について説明していきます。

先ずは、下の図をご覧頂き全体像を把握していきましょう！

理事、監事、管理会社は管理組合総会で選任されます。選任するのは区分所有者です。「理事」は区分所有者を代表して、管理業務の執行を行います。執行するといっても、実際にフロント業務や清掃、設備点検を行うのは、同じく総会で選任された「管理会社」になります。理事の業務執行とは、管理会社に対し、適切に指示を行うことになります。マンションの資産価値を維持する上で、理事の業務執行（管理会社に対する適切な指示）はとても重要です。

「監事」は区分所有者を代表して理事の業務執行をチェック（業務監査）します。理事の行動が理事個人のためではなく、マンションの資産価値をいじするためであることを、第三者の視点からチェックします。

理事が、マンションのために、管理会社に対し、適切な指示を出すことで、マンションの資産価値を維持することができます。

理事から管理会社への指示、監事から理事へのチェック機能を有効に機能させることで、マンションの資産価値を維持していきましょう！

所有者として意識を持って主体的に行動しよう！

2024年も5月に入りました。あっという間にゴールデンウイークも終わりますね。連休明け、管理組合の活動で良いスタートが切れるよう、準備を進めていきましょう。

今月は、主にマンションの資産価値に影響を与える項目をみてきました。私たちはどのようにすれば、マンションの資産価値を維持・向上させることができるのでしょうか？改めて復習していきます。

①管理会社の担当者の能力（日常のメンテナンス）

➁長期修繕計画と修繕積立金の充実（メンテナンスの実行を担保）

③大規模修繕工事の適切な実施と設計監理会社の能力（長期のメンテナンス）

このうち、もっとも高額で継続的にコストがかかるのが、管理会社への業務委託費になります。管理会社の働きはマンションの資産価値の維持向上に大きく影響を与えます。管理会社が対価に見合った働きができなかったり、管理会社の担当者の能力が対価に見合わない場合、マンションの資産価値は大幅に下落します。このような状態に陥った場合、私たちはどうすればよいのでしょうか？

最終的には、マンションの所有者の責任です。理事は区分所有者の代表者としての責任を負っています。区分所有者や理事が自分のこととして、当事者意識をもって主体的に行動しなければ、マンションの資産価値を維持することはできません。

管理会社の担当者に気持ち良く対価に見合った仕事をしてもらえるよう、最大限努力する必要があります。担当者も人間ですから、良い仕事をした時は、躊躇なく褒めましょう。時にはちょっとしたプレゼント（もちろん自腹ですが）を渡して、感謝の気持ちを伝えるのも良いでしょう。

理事が最大限努力を重ねても難し場合は、管理会社と交渉し、担当を対価に見合った仕事ができる人に代えてもらいましょう。

区分所有者、理事が「所有者」として主体的に行動することで、マンションの資産価値を守っていきましょう！