理事会年間スケジュール

６月に入りそろそろ第１回目の理事会が開催されるマンションも多いと思います。前回、前々回は理事・監事の業務について説明致しました。今回は理事と監事が参加する理事会（役員会）の年間スケジュールについて説明致します。

３月決算のマンションでは前期の総会を終えた後、６月に開催される第１回目の理事会で理事長及び各担当理事を理事の互選で選任します。そこから翌年４月頃行われる総会前の理事会迄の１年間で６回から１２回程度開催されます。新築マンションで初期不良などの問題が無い場合は、２ヵ月に１回程度、大規模修繕工事等大きな案件を抱えている場合で１ヵ月に１回程度が目安になります。

マンションでは設備・防災・風紀・会計等の分野で常に問題が発生します。前回の理事会以降２ヵ月の間で発生した問題をまとめて審議することになります。マンションを使用している以上、共用部分の経年劣化は必ず発生します。２ヵ月間に発生した不具合について管理会社から報告を受け、総会で承認された予算の範囲で修繕等の対応を行います。近年は、気候温暖化に伴い大型台風が発生する頻度が高まっており、風水害への対応も必要になります。又、地震や火災への備えとして避難訓練を企画します。住民間のトラブル（タバコの煙・ペットのマナー・騒音など）については発生の都度管理規約に沿って解決を図って行きます。月１回業者や管理会社への支払に対する承認や、会計報告を行います。理事会で取り扱う問題は多岐に渡りますが、理事会の活動がブラックボックスになってはいけません。どのような形で区分所有者に報告するか等広報活動も重要になります。

マンションの資産価値を維持するためには、適切な頻度で理事会を開催し諸問題を滞りなく解決することが求められます。

理事の業務

２０２０年も６月に入り、３月決算のマンションでは、そろそろ新任の役員による第１回目の理事会（役員会）が開催されると思われます。前回は皆様あまり馴染みのない「監事」について取り上げました。今回は監事にチェックされる立場にある「理事」について業務の内容を説明致します。

理事の業務はマンション管理全般に渡りますが、自ら運営を行うことは少なく、その多くは管理会社が行っています。理事はマンション管理が適切に行われるよう、管理会社への指示が主になります。従って理事の業務は「管理会社を通じて管理業務を執行」することと言えます。

理事は理事長ほか担当を設けている場合があります。担当分けはマンションによって異なりますが、主なものとして、会計・防災・風紀・広報・リクリエーション等があります。担当する分野で問題が発生した際、管理会社に相談しながら対処方法を決め、（担当外の分野を含む場合は理事会で他の理事と協議が必要）理事長に報告の上、管理会社に指示を出します。

理事がマンション管理業務（事務管理業務、管理員業務、清掃業務、建物設備業務など）を適切に執行していくためには、管理会社との関係性が重要になります。第１回目の理事会では管理会社の担当者と新任理事が顔合わせがあります。ここが関係性構築のスタートになります。管理会社はマンション管理についての経験や知識が深いので、新任の理事にとっては、とても頼りになる存在です。しかし、管理会社の担当者は他にも複数のマンションを同時に担当しておりますので、放っておくと他のマンションの業務を優先されてしまいます。第１回目の理事会以降、電話やメールで頻繁に連絡を取り合い関係性を深めていきましょう。

マンションの資産価値を維持するためには、理事が管理会社と良い関係性を築いていくことが必要です。

監事の業務

２０２０年５月２５日に新型コロナウイルスに関する緊急事態宣言が解除されました。今後は第２波、第３波を考慮し、Withコロナの生活様式にて少しづつ日常を取り戻していくことになります。延期されていた理事会・総会も６月以降、感染拡大防止策を取りながら実施されることになります。今回は監事の業務について説明致します。

総会資料には必ず「監査報告書」という文書が入っています。監事が総会の場で、「貸借対照表・収支決算報告書は適正と認めます。理事の業務執行について不正行為や規約に違反する事実はありません。」と毎年同じ文言を読み上げ、半ば儀式のようになっておりますが、これにはマンション管理にとって重要な意味を持っています。（国土交通省指定マンション管理業協会が公表している監査報告書雛型参照）

監事は管理会社や理事と同様、区分所有者の最高意思決定機関である総会で選任されます。管理組合の役員であることは理事と変わりませんが、業務の内容は大きく異なります。マンション管理は管理会社が理事の指示の下行っています。監事は理事の指示が適切かどうかチェックする役割を担っています。

例えば日常修繕を行うにあたり、理事が自分の親戚が経営する工務店に発注するよう管理会社に指示した場合、管理組合のお金が理事の関係者に流れることになり、受注額によっては管理組合の財産を毀損することになります。このような場合、監事は当該理事の行為は利益相反の疑いがあることを理事会に報告し、同取引が適切であるか、受注額が適切であるかを検証する義務を負っています。結果として、取引が適切と判断した場合、監事は総会で区分所有者に対し「理事の業務執行について不正行為や規約に違反する事実はありません。」と報告することになります。

マンションの資産価値を維持するためには、区分所有者が監事の役割を正しく理解し、監事の業務を有効に機能させることが必要になります。

管理会社の見直し

２０２０年５月で新型コロナウイルス感染症拡大防止に伴う緊急事態宣言が全国で解除される見通しとなりました。３月決算のマンションでは延期になっていた総会や総会前理事会が順次開催されていくと思います。総会では管理会社の更新が行われます。管理会社が日々どのような業務を行っているのか確認する良い機会になりますので、総会前の理事会に資料を提出させ、説明を求めましょう。ここで自信を持って説明できる管理会社であれば特に問題ないですが、説明を渋ったり内容が良く分からない場合は注意が必要です。

管理会社に委託している主な業務は、事務管理業務、管理委員業務、清掃業務、建物・設備業務の４つになります。各項目については国土交通省が公表している管理委託契約書（雛型）の別表１～4に内容が掲載されておりますので、ご自身のマンションの仕様書と比較して遜色ないかチェツクしてみると良いです。具体的には、業務の内容や頻度が理事や区分所有者の認識や感覚と合致しているか、それらの業務がいくらで受託されているのかを中心に見ていくことになります。業務の「内容・頻度・金額」が妥当であれば例年通り受託契約を更新し、疑問点があれば説明を求め、不満があれば改善を求めましょう。

管理会社の見直しは必ずしも管理会社の交代を意味するものではありません。管理組合としては、先ず、チェツクを強化し管理会社を牽制することで、自発的に改善してもらうことが重要です。次に、「改善を促す」⇒「改善を提案する」⇒「改善を指示する」の順番で進めて行き、それでも改善できない場合に初めて管理会社の交代を検討するのが良いでしょう。このように進めていけば殆どの場合、管理会社が管理組合の意向に沿って自発的に改善を図ります。

マンションの資産価値を維持するためには、管理委託費の額に見合う業務を管理会社にしてもらえるよう仕向けて行くことが必要です。

After コロナ・Withコロナへの対応（緊急事態宣言）

２０２０年５月１４日に一部の地域で緊急事態宣言が解除されました。５月末には全国で解除される見通しです。新型コロナウイルス感染拡大防止対策もいよいよ終わりが見えてきました。しかし、緊急事態宣言が解除されても直ちに元の生活に戻れる訳ではありません。一旦終息した地域でも第２波、第３波が来ることが国内外で確認されておりますので、引き続き一定の警戒は必要とされております。

Afterコロナ（コロナ終息後は社会様式が一変する）・Withコロナ（暫くはコロナと共存した社会様式が必要）という言葉がありますが、マンション管理組合でも新しいスタイルを模索する必要があります。慣れ親しんだやり方を好み、新しいことの導入を拒む勢力が一定数存在するため、平時に新しいスタイルを取り入れることは難しいのが現実ですが、新型コロナを経た現在の社会情勢はこれらを変える大きなチャンスです。

多くのマンションでは、緊急事態宣言で延期されていた理事会や総会が６月以降に組まれていくことになります。再開後初めての理事会で新たなスタイルの導入を提案してみてはどうでしょうか。

・会議開催方法　会議室へ集合する方法から動画(Zoom等)を併用する方法へ切替
・資料配布方法　紙に印刷して配布する方法から電子データ（PDF)の配信へ切替

同時に、新たなスタイルを実施するためにに必要となるノートパソコン、ビデオカメラ、Wifiルーターなどを管理組合の備品として購入できるよう総会に上程する予算案に入れておく必要があります。

現在の管理規約に抵触することがないよう注意を払い、従前のスタイルを望む区分所有者にも配慮しながら、少しずつ新しいスタイルを導入し浸透させていくことが求められます。

マンションの資産価値を維持する為には、いち早く新しい方法を取り入れる動きが必要となります。

緊急事態宣言延長

新型コロナウイルス感染拡大に対する緊急事態宣言は、２０２０年５月６日迄とされておりましたが、５月３１日迄延長されることになりました。３月決算のマンションでは５月迄に総会を行うことになっているケースが多いので、５月７日から３１日迄の間に定例の理事会及び総会の開催を予定しているマンションもあったと思われます。

法務省の見解によれば、理事会で決めれば総会を延期することは可能とされておりますので、重大かつ緊急の案件が無いのであれば、６月以降（解除後）に延期することが求められます。また、解除後に開催する場合でも、厚生労働省が注意を促す３密（密閉空間・密集場所・密接場面）には配慮が必要です。密閉された会議室に区分所有者が密集し密接して議論する理事会や総会は飛沫感染のリスクが極めて高い３密の典型になります。総会の実施に固執することで、マンション内にクラスター（集団感染）を発生させては本末転倒です。

今回の総会については、理事会が区分所有者に対し書面決議を促し、３密を避ける形で開催するのがベストです。「飛沫感染を防ぐため原則書面決議とする」旨を区分所有者に通知し、事前に定足数に足る決議行使書を回収しておけば総会は有効に成立します。（国土交通大臣指定のマンション管理適正化推進センターも同旨のQ&Aを出しております。）

一方、理事会としては、「原則書面決議」という閉鎖的な状況を補う施策も必要と思われます。現在の管理規約には規定されていないマンションが殆どだと思いますので、あくまで非公式ではありますが、ZoomやYou Tubeで総会を区分所有者へ配信しては如何でしょうか？今後、「Afterコロナ」、「Withコロナ」として不可欠なツールになる可能性もあります。

マンションの資産価値を維持・向上させる為には、Afterコロナ、Withコロナの社会を見据え、新たな試みを併用していくことが求められます。

苦情対応（緊急事態宣言）

２０２０年４月から５月にかけて、新型コロナウイルス感染拡大防止のため緊急事態宣言が発出されております。これに伴い、不要不急の外出を控えるよう要請があり、在宅勤務（テレワーク）が推奨されているため、普段は日中の時間帯自宅に居ない方も終日自宅に籠る状況になっております。

マンション内の苦情は、主要なものとして、タバコ・騒音・ペット等が挙げられます。感染症対策として換気が必要になるため、緊急事態宣言下では、近隣住戸からの生活音や、バルコニーや排気口から室内に流入するタバコの煙が気になりやすい状況にあります。

苦情の原因になるようなものは、管理規約の付属資料である使用細則（ルール）で定められております。具体的な規定が無い場合でも、迷惑行為を禁止する条項は入っておりますので、それを根拠に注意を促しましょう。但し、住民間で直接注意をするとトラブルになる可能性がありますので、管理会社を通じて間接的に注意をするのがベターです。管理会社が動いてくれない場合は、理事を通じて管理会社に申し入れるとスムーズに進みます。
※苦情の申入れ（区分所有者⇒理事⇒管理会社）

具体的には、管理組合発信の注意喚起文を管理会社に準備してもらい掲示するとともに、対象住戸に投函するのが効果的です。

マンションの資産価値を維持する為には、快適な居住空間を保つことが必要になります。