管理規約

2020年7月も最終週に入りました。新型コロナウイルスの第2波が来ていることはほぼ確実視されておりますので、理事の皆様も感染拡大防止策を取った上で管理組合の活動を実施頂ければと思います。今回は管理規約について説明致します。

管理規約はマンションのルールブックのようなものです。管理組合を運営するにあたり判断基準になるものです。最初はデベロッパーが管理規約を作り、それを前提にマンションを販売します。しかしデベロッパーがすべての文言を自分で考えて作成している訳ではありません。国土交通省が公表している「標準管理規約」に基づいて作成しております。

管理規約は社会情勢の変化や、マンション固有の事情により適宜改定を行う必要があります。先ずは、国土交通省が公表している最新の「標準管理規約」に照らし、実情に合っていない部分が無いか確認するところから始めましょう。管理会社に比較表の作成を依頼するのが良いと思います。

例えば、「ペットの飼育」については区分所有者の間でも意見が分かれるところなので、デベロッパーが最初の管理規約でペット飼育の可否を管理規約で定め、それに合意できる方がマンションを購入する形を採っています。ペット飼育を可能とする場合は、別途使用細則を作成し細かなルールを決めていきます。また、「民泊・シェアハウス」については住宅なのか、営業なのか解釈が分かれます。管理規約で用途を「住宅」に限ると定めている場合でもそれを根拠に民泊やシェアハウスの営業を禁止できるかは解釈が分かれますので、仮に禁止する場合は管理規約で明確に「民泊・シェアハウス」を禁止する必要があります。更に、「自治会との関係」については、会計の部分を管理規約で明確に区別する必要があります。自治会は任意加入であるのに対し、管理組合は強制加入です。自治会費をマンション管理費から捻出する運用にしている場合、事実上自治会への加入を強制されることになりますので、管理規約で管理費と自治会費を明確に区別する必要があります。

管理規約の改定には議決権の3/4（特別決議）が必要になります。それを踏まえ、理事会で1年間改定の要否を議論し、必要であれば改定案を総会に上程する手順で進めて下さい。

マンションの資産価値を維持するためには、管理規約を社会情勢やマンションの実情に応じて適切に改定することが求められます。

理事会の運営

2020年7月も後半に入ります。ここ数日新型コロナウイルスの新規感染者数が過去最大を更新しており、第2波が来ているとも言われております。管理組合の皆様にも十分対策を取って頂きマンション内の感染拡大防止に努めて頂くようお願い致します。今回は理事会の運営について説明致します。

理事会は様々事情を抱えた方が1年間、役員として月1回又は隔月の頻度で集会室等に集まる形で開催されます。輪番表で順番が回ってきた方、土日に仕事がある方、介護をされている方、小さい子供がいる方、又、最近では高齢の方が占める割合も多いかと思います。これらの方が一堂に会し議案を審議し合意形成をするためには、開催日時・場所・方法について工夫が必要です。前期から引き継がれた方法をそのまま踏襲する必要はありません。今期の役員が最も効率的い合意形成できる方法に変えていくのが良いと思います。

通常土日の午前中に開催されているマンションでは、平日の夜間に開催することで、土日に仕事を持つ方にも参加頂くことができるようになります。現在のコロナ禍においては、狭い集会室ではなくエントランスや屋外又は外部の広い会議室での実施も検討が必要です。また参集する方式ではなくZoom等を利用してオンラインで開催する方法もあります。

毎回全員参加の下開催するのは難しいかもしれませんが、できる限り多くの方が参加し効率的に合意形成できるような工夫が必要になります。そのためには管理会社の協力が欠かせません。理事会の一週間前を目途に会議資料を提出してもらい、理事が会議資料を事前に目を通した状態で参加できれば、会議時間を大幅に短縮することができます。更に管理会社の協力の下、事前の根回しや説明まで済ませておけば、今まで2時間程掛かっていたものを、30分程度に納めることも可能です。現在のコロナ禍は、新たな様式を試み、採り入れる良い機会なので、理事の皆さん、管理会社と検討しより良い方法を模索して下さい。

マンションの資産価値を維持するためには、効率的かつ効果的に合意形成ができるよう理事会を運営していくことが求められます。

合意形成（総会）

2020年7月の上旬、一旦収束に向かった新型コロナウイルスの新規感染者数が過去最大になり、第2波の到来が懸念されております。前期の総会が延期になっており、これから総会を行う方もいらっしゃると思います。一方、総会を済ませ新たな理事会で管理組合の活動をスタートさせた方もいらっしゃるでしょう。総会決議は理事の皆さんが1年間理事会で積み上げて来た内容を区分所有者に諮るものです。快く承認頂けるようにしたいものです。

利害が複雑に絡み合う案件もありますので、全ての議案を全会一致で承認を得ることは難しいと思われます。そのような中、「物言う反対派」への対策が重要となります。「物言う反対派」は殆どの場合少数派（1割以下）ですが、大きな声で延々と自説を主張し議事進行の妨げることがあります。しかし、理事会が多数の区分所有者の意に反する議案を無理に上程しているのではありません。多数の「静かな賛成派」が支持しています。「静かな賛成派」は管理組合の活動に無関心の人もを多く、積極的に賛成しているわけではありませんが、「理事会の判断に委ねる」という立場で消極的に支持しています。総会は多数決である以上、理事会は、多数の「静かな賛成派」の助力を得て、少数の「物言う反対派」の妨害を阻止し、円滑な議事運営（合意形成）に努める必要があります。

多数の「静かな賛成派」の助力を得て円滑に合意形成するためには、「日頃から広報活動を怠らない」「アンケートにより区分所有者の意向を把握」「委任状・議決権行使書の回収を怠らない」などの施策が考えられます。理事会での活動内容をオープンにし、必要に応じて意向を伺うことで、多くの区分所有者が安心して理事会に委ねられる環境を整えることが重要になります。その上で総会前に「静かな賛成派」から可決に足る委任状と議決権行使書を回収することで、円滑な議事運営（合意形成）が実現できます。

マンションの資産価値を維持するためには、「静かな賛成派」の支持を背景に円滑な議事運営に努める必要があります。適切に手続きを踏んだ上で、自信を持って運営しましょう。

理事の権限

2020年も7月に入りました。管理組合理事会に参加すると、管理会社からいくつもの議案が出され、理事が決断を迫られることが多くあります。例えば「共用部の壁が破損しています。日常修繕として対応したいのですが、よろしいでしょうか？どこの業者に発注しましょうか？」と管理会社から問われた場合どう対応すればよいでしょうか。共用部の日常修繕は区分所有者の皆様から集めたお金を元手に行いますので、他の区分所有者の意向を気にして判断を躊躇することがあると思います。

理事は総会で区分所有者から選任されています。総会は理事に向こう1年間の業務執行を委ねているのですから、選任された事実を根拠に自信を持って業務執行（管理会社への指示）を行って頂いて構いません。むしろ、区分所有者の個別的意見を気にして判断を避けたり、遅らせる行為は、全区分所有者の利益に反し好ましくありません。

しかし、総会から選任されたからといって、無制限に権限を付与された訳ではありません。総会で承認された予算の範囲内で適切に業務執行をしなければなりません。一番注意しなければならないのは、「利益相反取引の疑いがある行為を慎むこと」です。理事は自身が経営する工務店に全体共用部の日常修繕工事を発注する行為がそれにあたります。金額の大小や技術の如何に関わらず、「管理組合から理事へお金が流れる構図」は他の区分所有者から疑いをもたれる余地があるため極力避けねばなりません。

理事の権限は区分所有者からの信用や信頼に支えられています。区分所有者から疑念を持たれる行為を避けつつ、理事の行為（理事会での決議内容）を区分所有者へ報告することが大事です。この2つを順守した上で、自身を持って判断を下して頂ければと思います。

マンションの資産価値を維持するためには、理事が区分所有者からの信用をベースに、自信を持って権限を行使する必要があります。

管理会社との関係性（実践編）

2020年6月も最終週になりました。第1回目の理事会に出席し、管理会社担当者と顔合わせをしたものの、「具体的にどうに対応して良いか分からない」という理事の方もいらっしゃると思います。今回は管理会社との関係性（実践編）として、前回の内容を掘り下げて説明致します。

マンションでは日々様々なことが起こります。管理会社と高い頻度で連絡を取り合わないと適切な管理はできません。担当者の携帯電話番号、メールアドレスは入手できましたでしょうか？未入手であれば、先ずは、これを入手することで入り口に立ちましょう。

理事（会）との窓口は管理会社の「フロント担当」と呼ばれる人になります。先ず、フロント担当がどのような立場かを理解する必要があります。フロント担当は、同時に10棟程度のマンションを担当しておりますので、当マンションの専属ではありません。コンビニエンスストアのスーパーバイザー(SV)のような役割と考えて下さい。多忙のフロント担当に当マンションの業務を優先的にしてもらうかが理事の腕の見せ所になります。フロント担当に当マンションの状況を適切に把握させることが重要になります。理事はそれを念頭にフロント担当と接していく必要があります。

フロント担当の主な業務は、「管理員・清掃員の指導」「巡回点検・日常修繕への対応」「居住者対応（マナー問題・管理費滞納・売買など）」「理事会・総会サポート」などがあり、担当しているマンション約10棟でこれらの業務を掛け持ちで行っています。週休2日と考えると1週間のうち当マンションの業務をして貰えるのは単純計算で半日ということになります。理事が油断すると忙しさのあまりスルーされる危険もあります。フロント担当に適切に業務をして貰うためには、先ず、理事からフロント担当へまめに連絡することで、フロント担当の当マンションへの関心を高めておくことが重要になります。フロント担当者の能力に問題がある場合は、管理会社の変更を検討する前に、フロント担当の変更を管理会社（フロント担当の上司）に依頼するのが良いと思います。

マンションの資産価値を維持するためには、フロント担当とのコミュニケーション頻度を高め、フロント担当に当マンションの状況を正しく把握させるとともに、当マンションに対する関心を高めることが必要になります。

管理会社との関係性

２０２０年６月も下旬に入りましたので、新年度の第１回理事会が行われている頃かと思います。前回までに、理事の業務や年間スケジュールについて採り上げましたので、今回は管理会社へのアプローチ方法について説明致します。

理事会は管理会社に適切な指示を出し、管理会社は理事会の指示に従ってマンション管理実務を運営を行います。それでは、私たち理事はどのような観点で管理会社に指示を出せば良いのでしょうか？管理組合はマンションの資産価値の維持を目的としていますので、理事は管理組合の目的に沿って管理会社に指示を出す必要があります。指示を出すにあたり迷ったときは、「マンションの資産価値の維持に資するか否か」をベースに判断すればよいでしょう。

理事の側から何もアプローチをしない場合、マンション管理は管理会社のペースで進んでいきます。管理会社の担当者（理事会に同席し進行や議事録を作成する人）は、他にも７棟から10棟程のマンションを同時に担当しておりますので、時間のかかる面倒な業務は避けたり、後回しにする傾向があります。しかし、時間のかかる面倒な業務ほど重要性が高い事が多いです。例えば、「機械式駐車場収支見通しの試算」や、「管理費滞留の督促」などがそれにあたります。自分のマンションの資産価値を維持する上で重要性が高い問題については、常に進捗状況を把握し、時々催促することが必要になります。管理会社の担当者としても理事からアプローチのある管理組合の業務を優先して進めますので、後回しにされないような配慮が必要です。

第１回目の理事会で理事・監事・管理会社担当者と顔合わせを済ませた後、先ずは、管理会社担当者と直接連絡が取れる手段を構築することが必要です。具体的には管理会社担当者の携帯番号（通常は会社から支給されています）とメールアドレスを確認して下さい。理事の中で管理会社担当者との窓口を決め、少なくとも週１回は電話やメールでのやり取りをして情報共有をし、自分たちのマンションの優先順位を上げて貰う必要があります。

マンションの資産価値を維持するためには、管理会社担当者と密接に連絡を取り合い、関係性を高めていくことが求められます。

理事会年間スケジュール

６月に入りそろそろ第１回目の理事会が開催されるマンションも多いと思います。前回、前々回は理事・監事の業務について説明致しました。今回は理事と監事が参加する理事会（役員会）の年間スケジュールについて説明致します。

３月決算のマンションでは前期の総会を終えた後、６月に開催される第１回目の理事会で理事長及び各担当理事を理事の互選で選任します。そこから翌年４月頃行われる総会前の理事会迄の１年間で６回から１２回程度開催されます。新築マンションで初期不良などの問題が無い場合は、２ヵ月に１回程度、大規模修繕工事等大きな案件を抱えている場合で１ヵ月に１回程度が目安になります。

マンションでは設備・防災・風紀・会計等の分野で常に問題が発生します。前回の理事会以降２ヵ月の間で発生した問題をまとめて審議することになります。マンションを使用している以上、共用部分の経年劣化は必ず発生します。２ヵ月間に発生した不具合について管理会社から報告を受け、総会で承認された予算の範囲で修繕等の対応を行います。近年は、気候温暖化に伴い大型台風が発生する頻度が高まっており、風水害への対応も必要になります。又、地震や火災への備えとして避難訓練を企画します。住民間のトラブル（タバコの煙・ペットのマナー・騒音など）については発生の都度管理規約に沿って解決を図って行きます。月１回業者や管理会社への支払に対する承認や、会計報告を行います。理事会で取り扱う問題は多岐に渡りますが、理事会の活動がブラックボックスになってはいけません。どのような形で区分所有者に報告するか等広報活動も重要になります。

マンションの資産価値を維持するためには、適切な頻度で理事会を開催し諸問題を滞りなく解決することが求められます。